Tietosuojaseloste

Sisältö: Tietosuojaseloste

Luonnos – vaatii oikeudellisen tarkastuksen ennen julkaisua. Tiedot, jotka on merkitty ”täydennetään”, lisätään sen jälkeen, kun Myyjä on ne vahvistanut.

Tämä tietosuojaseloste selittää, mitä henkilötietoja käsittelemme AutomaizeIT-palvelussa, missä tarkoituksissa ja millä perusteella, sekä mitä oikeuksia sinulla on (tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, GDPR, 13 artikla).

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], Y-tunnus (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], EU:n ALV-tunniste [to be completed: EU VAT number], rekisterimerkintä: [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (jäljempänä: Rekisterinpitäjä).

Yhteydenotot henkilötietoasioissa: sähköposti kontakt@automaizeit.com, puhelin +48 501 343 343 tai kirjallisesti Rekisterinpitäjän osoitteeseen. Rekisterinpitäjä ei ole nimennyt tietosuojavastaavaa [vahvistettava].

2. Käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat

Tarkoitus	Tiedot	Oikeusperuste (GDPR)	Säilytysaika
Vastaaminen yhteydenottolomakkeen viestiin tai sähköpostiin	etunimi, sähköposti, puhelin, yritys, aihe, viestin sisältö	6 art. 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu: vastaaminen tiedusteluun); b alakohta, kun tiedustelu koskee sopimuksen tekemistä	kirjeenvaihdon keston ajan, ja sen jälkeen [täydennetään, esim. 12 kuukautta] tai kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy, jos kirjeenvaihto koskee niitä
Sopimuksen tekeminen ja täyttäminen (Tilaus, Sovelluksen toimitus, Kausitilaus, uusimista koskevat sähköpostit)	asiakastyyppi, maa, etu- ja sukunimi tai yrityksen nimi, Y-tunnus tai EU:n ALV-tunniste, osoite, sähköposti, Tilauksen tiedot, hyväksytty käyttöehtoversio ja annetut ilmoitukset, maksutunniste ja -tila	6 art. 1 kohdan b alakohta	sopimuksen täyttämisen ajan, ja sen jälkeen kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy
Asiakastilin ylläpito (rekisteröityminen, kirjautuminen, Tilin käyttö)	sähköpostiosoite, salasanan tiiviste (säilytämme salasanatiedot yksinomaan muunnetussa muodossa), osoitteen vahvistuksen tila, kieli, luonti-, muutos- ja viimeisimmän kirjautumisen ajankohdat, Tilin tapahtumahistoria	6 art. 1 kohdan b alakohta (Tilin ylläpitosopimus)	Tilin voimassaolon ajan; sen poistamisen jälkeen poistamme profiilin ja säilytämme vain kohdassa 4 kuvatut tiedot
Tilin istunnot (kirjautuneena pysyminen ja Tilin turvallisuus)	istuntotokenin tiiviste (emme säilytä evästeen sisältämää tokenia), luonti- ja viimeisimmän toiminnan ajankohta, IP-osoitteen tiiviste, lyhyt selainkuvaus (esim. ”Firefox · Windows”)	6 art. 1 kohdan b ja f alakohta (oikeutettu etu: Tilin turvallisuus, luvattomien kirjautumisten havaitseminen)	uloskirjautumiseen, salasanan vaihtoon tai istunnon vanhenemiseen asti – enintään 30 päivää viimeisimmästä toiminnasta
Sähköpostiosoitteen vahvistaminen, salasanan nollaus, sähköpostiosoitteen vaihto	sähköpostiosoite, kertakäyttöisten tokenien tiivisteet ja niiden voimassaoloaika (osoitteen vahvistus ja vaihto – 24 tuntia, salasanan nollaus – 1 tunti)	6 art. 1 kohdan b ja f alakohta (Tilin turvallisuus)	tokenin käyttöön tai vanhenemiseen asti; tapahtumasta jää merkintä Tilin historiaan
Tilin tai sähköpostin kautta tehdyt ilmoitukset ja reklamaatiot (huomautus, virhe, ehdotus, reklamaatio)	kategoria, ilmoituksen aihe ja sisältö, siihen liittyvä Tilaus tai lisenssi, kirjeenvaihto, ilmoituksen tila ja historia	6 art. 1 kohdan b ja c alakohta (kuluttajansuojalain mukaiset velvoitteet)	kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy
Lisenssin myöntäminen ja hallinta (lisenssiavain, latauslinkit)	lisenssitunniste, Tilauksen tiedot, sähköpostiosoite, lisenssin tila, latausten määrä ja ajankohdat, lisenssin tapahtumahistoria	6 art. 1 kohdan b alakohta	lisenssin voimassaolon ajan, ja sen jälkeen kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy
Sovelluksen lisenssin varmennus (aktivointi ja säännöllinen oikeuden tarkistus 60 sekunnin välein)	lisenssitunniste, käyttöjärjestelmän tunnisteen tiiviste, verkkokorttien (MAC-) osoitteiden tiivisteet, lyhennetty IP-osoite, Sovelluksen ja käyttöjärjestelmän versio, varmennuksen ajankohta ja tulos (emme säilytä laitetietoja selväkielisenä – ainoastaan niiden kryptografisia tiivisteitä)	6 art. 1 kohdan b alakohta (lisenssin kattamien toimintojen käyttöön antaminen) sekä f alakohta (oikeutettu etu: lisenssiväärinkäytösten torjunta)	lisenssin voimassaolon ajan ja 12 kuukautta sen päättymisen jälkeen; kootut tiedot varmennuspalvelun saatavuudesta (lisenssipalvelimen lokit) säilytämme lisenssin voimassaoloajan ja 12 kuukautta todisteena reklamaatiomenettelyissä ja palvelimen käyttökatkojen selvittämiseksi (myyntiehtojen § 9 momentti 11); riitatapauksessa – kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy
Tilauksen yhteydessä annettujen ilmoitusten todisteet (pyyntö suorituksen aloittamisesta, peruuttamisoikeuden menettämisen tiedoksianto, teknisten rajoitusten hyväksyminen)	ilmoitusten sisältö, päivämäärä ja kellonaika, käyttöehtoversio, IP-osoitteen tiiviste, vahvistuksen lähetys- ja avaimen luovutusajankohta	6 art. 1 kohdan c ja f alakohta (kuluttajansuojalain velvoitteiden täyttämisen osoittaminen, vaateilta puolustautuminen)	kunnes sopimukseen liittyvien vaateiden vanhentumisaika päättyy
EU:n ALV-tunnisteen tarkistaminen VIES-järjestelmässä ja verotussääntöjen määrittäminen	EU:n ALV-tunniste, maa, tarkistuksen tulos ja ajankohta	6 art. 1 kohdan c alakohta yhdessä arvonlisäverolainsäädännön kanssa; f alakohta (huolellisuuden osoittaminen)	kuten verotusdokumentaatio
Vero- ja kirjanpitovelvoitteet (laskut, kirjanpitoaineisto, mukaan lukien OSS-rekisteri)	laskutustiedot, Tilauksen tiedot, Asiakkaan maata vahvistavat tiedot	6 art. 1 kohdan c alakohta	5 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona veron eräpäivä päättyi; OSS-rekisteri – 10 vuotta liiketoimen suorittamisvuoden lopusta
Sopimuksesta peruuttamisten ja reklamaatioiden käsittely	peruuttamis- tai reklamaatiolomakkeen tiedot, Tilauksen tiedot, kirjeenvaihto	6 art. 1 kohdan b ja c alakohta (kuluttajansuojalain velvoitteet)	kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy
Vaateiden toteaminen, esittäminen tai niiltä puolustautuminen	Tilauksen tiedot ja kirjeenvaihto	6 art. 1 kohdan f alakohta	kunnes vaateiden vanhentumisaika päättyy
Eväste- ja vastaavien teknologioiden suostumusten osoittaminen (suostumusloki)	päätöstunniste, evästekäytännön versio, valitut kategoriat, päätöksen tyyppi, ajankohta, IP-osoitteen tiiviste	6 art. 1 kohdan c alakohta yhdessä GDPR:n 7 art. 1 kohdan kanssa sekä 6 art. 1 kohdan f alakohta	[täydennetään, esim. suostumuksen voimassaolon ja vanhentumisajan ajan]
Käyttöliittymän diagnostiikkaloki (vain suostumuksella)	käyttöliittymätapahtumat (napsautukset – elementin nimike, latausajat, JavaScript-virheet, alasivun osoite), satunnainen välilehden istuntotunniste, IP-osoitteen tiiviste	6 art. 1 kohdan a alakohta (suostumus)	teknisen lokin kiertoon asti [aika vahvistettava] tai suostumuksen peruuttamiseen asti
Lomakkeiden bottisuoja (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä tiedot selainikkunan käyttötavasta, jotka varmennusskripti kerää; kertakäyttöinen varmennustuloksen token	6 art. 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu: lomakkeiden suojaaminen roskapostilta ja automaattisilta väärinkäytöksiltä)	meillä: yksinomaan varmennustulos IP-osoitteen tiivisteen kanssa teknisissä lokeissa (lokitiedostojen kierto); palveluntarjoajalla – sen oman tietosuojaselosteen mukaisesti [aika vahvistettava]
Palvelun turvallisuus ja diagnostiikka (palvelimen lokit)	HTTP-pyyntöjen tekniset tiedot (ajankohta, alasivun osoite, tulos, käsittelyaika), IP-osoitteen tiiviste	6 art. 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu: turvallisuus ja toiminnan jatkuvuus)	lokitiedostojen kierto (n. 10 tiedostoa á 10 Mt) [aika vahvistettava]

IP-osoitteen tiiviste on salainen avain, jolla luotu kryptografinen tiiviste – sen avulla voidaan tunnistaa toistuvat pyynnöt (esim. lomakkeiden väärinkäytökset), mutta emme säilytä täyttä IP-osoitetta lokeissa (pseudonymisointi). Samoin toimimme laitetunnisteen kanssa lisenssin varmennuksessa: vertailemme tiivisteitä, emme laitetietoja, emmekä muodosta niistä käyttäjäprofiilia emmekä yhdistä niitä lomaketietoihin muutoin kuin sen lisenssin osalta, jota ne koskevat.

Kävijätilastot (ilman evästeitä)

Ylläpidämme kävijätilastoja ilman evästeitä ja ilman IP-osoitteiden tallentamista. IP-osoitteesta ja selaintiedoista muodostamme kertakäyttöisen tiivisteen, jonka avulla voimme yhden vuorokauden ajan laskea uniikit kävijät; tiivisteen avain arvotaan päivittäin eikä sitä tallenneta mihinkään, joten vuorokauden jälkeen sitä ei voi yhdistää henkilöön. Säilytämme yksinomaan koostettuja päivätietoja (vierailluista sivuista, ohjaavan sivuston verkkotunnuksesta, kielestä, laitetyypistä, kampanjaparametreista) omalla palvelimellamme, oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 art. 1 kohdan f alakohta).

3. Tietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa yksinomaan tahoille, jotka auttavat meitä ylläpitämään palvelua ja täyttämään sopimuksia:

• OVH – palvelimen ja sähköpostin ylläpito [täydennetään: OVH-yhteisö sopimuksen mukaan], henkilötietojen käsittelijänä;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – maksujen käsittely; maksutietojen osalta operaattori toimii erillisenä rekisterinpitäjänä [vahvistettava sopimuksen mukaan];
• Euroopan komissio / EU-jäsenvaltioiden veroviranomaiset (VIES-järjestelmä) – tarkistettavan EU:n ALV-tunnisteen osalta;
• Cloudflare, Inc. – lomakkeiden bottisuoja (Turnstile-palvelu), henkilötietojen käsittelijänä; käsiteltäviä tietoja ovat lomaketta täyttävän henkilön IP-osoite ja selaintiedot, yksinomaan ihmisen ja automaatin erottamiseksi toisistaan (ei profilointia eikä mainosevästeitä);
• kirjanpitotoimisto [täydennetään] – kirjanpitoasiakirjojen osalta;
• viranomaiset – vain kun velvoite perustuu lakiin.

Käsittelemme lisenssin varmennustietoja omalla palvelimellamme emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille. Emme myy tietoja emmekä käytä niitä markkinointitarkoituksiin. Palvelu ei käytä kolmansien osapuolten mainos- tai analytiikkaevästeitä; fontit on isännöity omalla palvelimellamme. Ainoa ulkoiselta palvelimelta ladattava skripti on CAPTCHA-widget (Cloudflare Turnstile) – se latautuu vain suojatuilla lomakesivuilla ja vain silloin, kun suoja on käytössä.

4. Asiakastili: tilin poistaminen ja asiakirjojen säilyttäminen

Voit poistaa Tilisi milloin tahansa, ilman syytä ja ilman kustannuksia – Tilin kautta.

Poistamme: profiilin ja yhteystiedot, salasanan, istunnot ja kirjautumishistorian sekä Tilin tapahtumahistorian; anonymisoimme yhteydenottolomakkeen viestit ja maksamattomat Tilaukset.

Säilytämme lain edellyttämän ajan: laskut ja muut kirjanpitoasiakirjat sekä maksettujen Tilausten tiedot (5 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona veron eräpäivä päättyi – verolain ja kirjanpitolain säännösten mukaisesti; OSS-rekisteri – 10 vuotta), samoin sopimuksen tekemisen yhteydessä annettujen ilmoitusten todisteet ja vaateilta puolustautumiseen tarvittavat tiedot – kunnes vanhentumisaika päättyy. Peruste: GDPR 17 art. 3 kohdan b alakohta (lakisääteinen velvoite) ja 17 art. 3 kohdan e alakohta (vaateiden toteaminen, esittäminen tai niiltä puolustautuminen). Nämä tiedot siirretään rajoitetun käyttöoikeuden arkistoon eikä niitä käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Huomio: Tilin poistaminen ei mitätöi lisenssiä eikä lisenssiavainta, mutta poistaa pääsyn Tiliin, jossa avain ja asiakirjat näkyvät. Tallenna kopio lisenssiavaimesta ja myyntiasiakirjoista ennen Tilin poistamista.

5. Tietojen siirto ETA:n ulkopuolelle

Alla kuvattuja tietoja lukuun ottamatta emme siirrä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolisiin valtioihin [vahvistettava OVH:n ja maksuoperaattorin sopimusten tarkistuksen jälkeen]. Palvelin sijaitsee EU:ssa [sijainti vahvistettava].

Poikkeuksena on lomakkeiden bottisuoja: käytämme Cloudflare Turnstile -palvelua, ja Cloudflare, Inc:n kotipaikka on Yhdysvalloissa, ja se käsittelee tietoja maailmanlaajuisessa palvelinverkostossaan. Siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (GDPR 46 art. 2 kohdan c alakohta), ja lisäksi – siltä osin kuin palveluntarjoaja osallistuu Data Privacy Framework -ohjelmaan – Euroopan komission tietosuojan tason riittävyyttä koskevaan päätökseen (GDPR 45 artikla) [peruste ja osallistumisen tila on vahvistettava palveluntarjoajan sopimuksesta ennen julkaisua]. Toimitamme kopion suojatoimista pyynnöstä – kirjoita osoitteeseen kontakt@automaizeit.com.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy tietoihisi ja niiden kopio (GDPR 15 artikla),
• oikaista tietosi (16 artikla),
• poistaa tietosi (17 artikla) – kohdassa 4 kuvattuja poikkeuksia noudattaen,
• rajoittaa käsittelyä (18 artikla),
• siirtää sopimuksen tai suostumuksen perusteella käsiteltävät tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla),
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 artikla) – mukaan lukien lisenssin varmennustietojen käsittely väärinkäytösten torjumiseksi,
• peruuttaa suostumuksen milloin tahansa – ilman vaikutusta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen (diagnostiikkalokia koskevan suostumuksen voit muuttaa alatunnisteen linkistä ”Evästeasetukset”),
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Puolassa: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) tai sen EU-valtion valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet.

Käyttääksesi oikeuksiasi, kirjoita osoitteeseen kontakt@automaizeit.com tai tee ilmoitus Tilillä. Tietojen kopion toimitamme yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.

7. Tietojen antamisen vapaaehtoisuus

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Lomakkeissa pakollisiksi merkityt tiedot ovat kuitenkin välttämättömiä vastauksen antamiseksi, Tilin avaamiseksi, sopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi tai laskun laatimiseksi (lakisääteinen vaatimus). Ilman niitä emme voi käsitellä tiedustelua, Tiliä tai Tilausta. Lisenssin varmennuksen yhteydessä lähetettävät tiedot ovat välttämättömiä lisenssin kattamien toimintojen käyttöön antamiseksi – ilman niitä Sovellus ei voi vahvistaa käyttöoikeutta.

8. Automatisoidut päätökset ja profilointi

Emme tee yksinomaan automatisoituun käsittelyyn, mukaan lukien profilointiin, perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi. Tilausyhteenvedossa näkyvä ALV-kanta lasketaan automaattisesti verolainsäädännön, maan ja VIES-tarkistuksen tuloksen perusteella; jos sinulla on kysyttävää, voit ottaa meihin yhteyttä ennen maksua [vahvistettava oikeudellisesti]. Automaattinen lisenssin tarkistus (laitetunnisteen tiivisteen ja samanaikaisten istuntojen määrän vertailu) palvelee yksinomaan lisenssin kattamien toimintojen käyttöön antamista; jokaisen Sovelluksen käynnistyksen epäämisen voit pyytää käsiteltäväksi ihmisen toimesta – Tilillä tai osoitteessa kontakt@automaizeit.com.

9. Tietojen alkuperä

Tiedot ovat peräisin suoraan sinulta tai laitteellesi asennetusta Sovelluksesta (lisenssin varmennus). EU:n ALV-tunnisteen tarkistuksen tulos on peräisin VIES-järjestelmästä.

10. Käytännön muutokset

Voimassa oleva versio ja voimaantulopäivä on ilmoitettu tällä sivulla. Tehtyjä sopimuksia koskevista olennaisista muutoksista ilmoitamme sähköpostitse.

Versio 1.3, 21.9.2026. Versio 1.3 kuvaa lomakkeiden bottisuojan (Cloudflare Turnstile -palvelu): käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen (oikeutettu etu), tietojen laajuuden (IP-osoite, selaintiedot), Cloudflare, Inc:n henkilötietojen käsittelijänä sekä tietojen siirron ETA:n ulkopuolelle vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Aikaisemmat versiot: 1.2 täsmensi Sovelluksen lisenssin varmennusta koskevaa riviä – varmennusväli (60 sekuntia), lähetettävien tietojen koko laajuus (järjestelmätunnisteen tiiviste, MAC-osoitteiden tiivisteet, lyhennetty IP-osoite, Sovelluksen ja järjestelmän versiot) sekä säilytysaika (lisenssin voimassaolon ajan ja 12 kuukautta sen päättymisen jälkeen); 1.1 lisäsi kuvauksen Asiakastilin ja istuntojen käsittelystä, ilmoituksista ja reklamaatioista, lisenssin varmennustiedoista sekä Tilauksen yhteydessä annettujen ilmoitusten todisteista, samoin Tilin poistamissäännöt suhteessa kirjanpitoasiakirjojen säilytysvelvoitteeseen; 1.0 – alkuperäinen versio.