Politique de confidentialité

Contenu: Politique de confidentialité

Brouillon – nécessite une relecture juridique avant publication. Les éléments marqués « à compléter » seront renseignés une fois confirmés par le Vendeur.

Cette version française est fournie aux clients utilisant la version française du site. [à compléter : si les contrats sont conclus en français et quelle version linguistique prévaut – toute clause donnant priorité à la version polonaise nécessite une relecture juridique au regard des consommateurs.]

Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons sur le site AutomaizeIT, à quelles fins et sur quelle base légale, et quels sont vos droits (article 13 du RGPD – règlement (UE) 2016/679).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], numéro d'identification fiscale (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], numéro de TVA intracommunautaire [to be completed: EU VAT number], immatriculé au : [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (le Responsable du traitement).

Contact pour les questions relatives à la protection des données : e-mail kontakt@automaizeit.com, téléphone +48 501 343 343, ou par écrit à l'adresse du Responsable du traitement. Le Responsable du traitement n'a pas désigné de délégué à la protection des données [à confirmer].

2. Finalités, bases légales et durées de conservation

Finalité	Données	Base légale (RGPD)	Conservation
Répondre à un message envoyé via le formulaire de contact ou par e-mail	nom, e-mail, téléphone, entreprise, objet, message	Art. 6(1)(f) (intérêt légitime : répondre aux demandes) ; Art. 6(1)(b) lorsque la demande concerne la conclusion d'un contrat	pendant la durée de la correspondance, puis [à compléter, par ex. 12 mois] ou jusqu'à la prescription des créances si la correspondance les concerne
Conclusion et exécution du contrat (Commande, fourniture de l'Application, Abonnement, e-mails de renouvellement)	type de client, pays, nom ou raison sociale, NIP ou numéro de TVA intracommunautaire, adresse, e-mail, détails de la Commande, version des conditions acceptée et déclarations effectuées, identifiant et statut du paiement	Art. 6(1)(b)	pendant la durée du contrat, puis jusqu'à la prescription des créances
Gestion du Compte Client (inscription, connexion, gestion du compte)	adresse e-mail, hachage du mot de passe (nous ne stockons les mots de passe que sous forme transformée), statut de confirmation de l'adresse, langue, dates de création, de modification et de dernière connexion, historique des événements du Compte	Art. 6(1)(b) (contrat pour le Compte)	tant que le Compte existe ; une fois supprimé, nous supprimons le profil et ne conservons que les données décrites au point 4 ci-dessous
Sessions du Compte (maintien de la connexion et sécurité du Compte)	hachage du jeton de session (nous ne stockons pas le jeton du cookie), heure de création et de dernière activité, adresse IP hachée, brève description du navigateur (par ex. « Firefox · Windows »)	Art. 6(1)(b) et Art. 6(1)(f) (intérêt légitime : sécurité du Compte, détection de connexions non autorisées)	jusqu'à la déconnexion, un changement de mot de passe ou l'expiration de la session – 30 jours après la dernière activité au plus tard
Confirmation de l'adresse e-mail, réinitialisation du mot de passe, changement d'adresse e-mail	adresse e-mail, hachages des jetons à usage unique et leur validité (confirmation et changement d'adresse – 24 heures, réinitialisation du mot de passe – 1 heure)	Art. 6(1)(b) et Art. 6(1)(f) (sécurité du Compte)	jusqu'à l'utilisation ou l'expiration du jeton ; un enregistrement de l'événement reste dans l'historique du Compte
Demandes et réclamations soumises via le Compte ou par e-mail (commentaire, bug, suggestion, réclamation)	catégorie, objet et contenu de la demande, Commande ou licence concernée, correspondance, statut et historique de la demande	Art. 6(1)(b) et (c) (obligations découlant de la loi sur les droits des consommateurs)	jusqu'à la prescription des créances
Délivrance et gestion des licences (Clé de licence, liens de téléchargement)	identifiant de licence, détails de la Commande, adresse e-mail, statut de la licence, nombre et date des téléchargements, historique des événements de la licence	Art. 6(1)(b)	pendant la durée de la licence, puis jusqu'à la prescription des créances
Vérification de la licence de l'Application (activation et vérifications périodiques, toutes les 60 secondes)	identifiant de licence, hachage de l'identifiant du système d'exploitation, hachages des adresses de carte réseau (MAC), adresse IP tronquée, version de l'Application et du système d'exploitation, heure et résultat de la vérification (nous ne conservons pas ces données matérielles en clair, seulement leurs hachages cryptographiques)	Art. 6(1)(b) (mise à disposition des fonctions sous licence) et Art. 6(1)(f) (intérêt légitime : prévention des abus de licence)	pendant la durée de la licence et 12 mois après sa fin ; les données agrégées sur la disponibilité du service de vérification (journaux du serveur de licences) sont conservées pendant la durée de la licence plus 12 mois à titre de preuve dans le cadre des procédures de réclamation et pour le calcul des compensations en cas d'interruption du serveur de licences (§ 9(11) des conditions de vente), et en cas de litige, jusqu'à la prescription des créances
Preuve des déclarations effectuées lors de la commande (demande de commencer l'exécution, reconnaissance de la perte du droit de rétractation, acceptation des limitations techniques)	libellé des déclarations, date et heure, version des conditions, adresse IP hachée, heure d'envoi de la confirmation et de remise de la Clé de licence	Art. 6(1)(c) et Art. 6(1)(f) (démontrer la conformité avec la loi sur les droits des consommateurs, défendre des créances)	jusqu'à la prescription des créances découlant du contrat
Vérification du numéro de TVA intracommunautaire dans VIES et détermination du régime de TVA	numéro de TVA intracommunautaire, pays, résultat et date de vérification	Art. 6(1)(c) en lien avec la loi polonaise sur la TVA ; Art. 6(1)(f) (démontrer la diligence requise)	comme pour les documents fiscaux
Obligations fiscales et comptables (factures, registres, y compris les registres OSS)	données de facturation, détails de la Commande, données attestant du pays du Client	Art. 6(1)(c)	5 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le délai de paiement de l'impôt a expiré ; registres OSS – 10 ans à compter de la fin de l'année de la transaction
Traitement des rétractations et réclamations	données du formulaire de rétractation ou de réclamation, détails de la Commande, correspondance	Art. 6(1)(b) et (c) (obligations découlant de la loi sur les droits des consommateurs)	jusqu'à la prescription des créances
Établissement, exercice ou défense de droits en justice	détails de la Commande et correspondance	Art. 6(1)(f)	jusqu'à la prescription des créances
Traçabilité des consentements cookies (journal des consentements)	identifiant de la décision, version de la politique de cookies, catégories sélectionnées, type de décision, heure, adresse IP hachée	Art. 6(1)(c) en lien avec l'Art. 7(1) du RGPD, et Art. 6(1)(f)	[à compléter, par ex. pour la durée de validité du consentement et le délai de prescription]
Journal de diagnostic de l'interface (uniquement avec consentement)	événements de l'interface (clics – libellé de l'élément, temps de chargement, erreurs JavaScript, chemin de la page), identifiant aléatoire de session d'onglet, adresse IP hachée	Art. 6(1)(a) (consentement)	jusqu'à la rotation du journal technique [durée à confirmer] ou le retrait du consentement
Protection anti-robots des formulaires (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	adresse IP, données du navigateur et de l'appareil, et signaux sur la façon dont la fenêtre du navigateur est utilisée, collectés par le script de vérification ; un jeton de vérification à usage unique	Art. 6(1)(f) (intérêt légitime : protéger les formulaires contre le spam et les abus automatisés)	de notre côté : uniquement le résultat de la vérification avec une adresse IP hachée dans les journaux techniques (rotation des fichiers journaux) ; chez le prestataire de service – selon sa propre politique de confidentialité [durée à confirmer]
Sécurité et diagnostic du site (journaux du serveur)	données techniques des requêtes HTTP (heure, chemin de la page, résultat, temps de traitement), adresse IP hachée	Art. 6(1)(f) (intérêt légitime : sécurité et continuité du service)	rotation des fichiers journaux (environ 10 fichiers de 10 Mo) [durée à confirmer]

L'adresse IP hachée est un hachage cryptographique créé avec une clé secrète – elle nous permet de reconnaître les requêtes répétées (par ex. l'abus de formulaire), mais les adresses IP complètes ne sont pas stockées dans les journaux (pseudonymisation). Nous traitons de la même manière l'identifiant de l'appareil utilisé pour la vérification de licence : nous comparons des hachages plutôt que des données matérielles, nous n'en construisons pas de profil utilisateur, et nous ne les combinons pas avec les données de formulaire au-delà de leur rattachement à la licence concernée.

Statistiques de visite (sans cookies)

Nous tenons des statistiques de visite sans cookies et sans stocker d'adresses IP. À partir de votre adresse IP et des informations du navigateur, nous créons un hachage à usage unique qui permet de compter les visiteurs uniques pour une seule journée ; la clé de hachage est générée quotidiennement et n'est jamais stockée, si bien qu'après 24 heures elle ne peut plus être rattachée à une personne. Nous ne conservons que des données quotidiennes agrégées (pages visitées, domaine référent, langue, type d'appareil, paramètres de campagne) sur notre propre serveur, sur la base de notre intérêt légitime (Art. 6(1)(f) du RGPD).

3. Destinataires

Les données ne peuvent être partagées qu'avec des tiers qui nous aident à gérer le Site et à exécuter les contrats :

• OVH – hébergement du serveur et de la messagerie [à compléter : entité OVH selon le contrat], en tant que sous-traitant ;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – traitement des paiements ; pour les données de paiement, l'opérateur agit en tant que responsable du traitement distinct [à confirmer selon le contrat] ;
• la Commission européenne / les administrations fiscales de l'UE (VIES) – pour le numéro de TVA intracommunautaire vérifié ;
• Cloudflare, Inc. – protection anti-robots des formulaires (le service Turnstile), en tant que sous-traitant ; elle traite l'adresse IP et les données de navigateur de la personne remplissant le formulaire, uniquement pour distinguer une personne d'un script automatisé (aucun profilage, aucun cookie publicitaire) ;
• cabinet comptable [à compléter] – pour les documents comptables ;
• les autorités publiques – uniquement lorsque la loi l'exige.

Les données de vérification de licence sont traitées sur notre propre serveur et ne sont pas partagées avec des tiers. Nous ne vendons pas de données et ne les partageons pas à des fins marketing. Le Site n'utilise pas de cookies publicitaires ni d'outils d'analyse tiers ; les polices sont hébergées sur notre propre serveur. Le seul script chargé depuis un serveur externe est le widget CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) – chargé uniquement sur les pages comportant un formulaire protégé et uniquement lorsque la protection est activée.

4. Compte Client : suppression du compte et conservation des documents

Vous pouvez supprimer votre Compte à tout moment, sans motif et sans frais, depuis le Compte.

Nous supprimons : le profil et les coordonnées, le mot de passe, les sessions et l'historique de connexion, et l'historique des événements du Compte ; nous anonymisons les messages du formulaire de contact et les Commandes non payées.

Nous conservons, aussi longtemps que la loi l'exige : les factures et autres pièces comptables ainsi que les données des Commandes payées (5 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le délai de paiement de l'impôt a expiré – en vertu du code polonais des impôts et de la loi comptable ; registres OSS – 10 ans), ainsi que la preuve des déclarations effectuées lors de la conclusion du contrat et les données nécessaires à la défense contre des créances – jusqu'à la prescription des créances. La base légale est l'article 17(3)(b) du RGPD (obligation légale) et l'article 17(3)(e) du RGPD (établissement, exercice ou défense de droits en justice). Ces données sont déplacées vers une archive à accès restreint et ne sont utilisées à aucune autre fin.

Veuillez noter : la suppression du Compte n'invalide pas la licence ni la Clé de licence, mais elle supprime l'accès au Compte où la clé et les documents sont affichés. Enregistrez une copie de votre Clé de licence et des documents de vente avant de supprimer le Compte.

5. Transferts hors EEE

À l'exception des données décrites ci-dessous, nous ne transférons pas de données vers des pays hors de l'Espace économique européen [à confirmer après examen des contrats avec OVH et l'opérateur de paiement]. Le serveur est situé dans l'UE [localisation à confirmer].

L'exception concerne la protection anti-robots des formulaires : nous utilisons Cloudflare Turnstile, et Cloudflare, Inc. est établie aux États-Unis et traite les données sur un réseau mondial de serveurs. Le transfert repose sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (Art. 46(2)(c) du RGPD) et, dans la mesure où le prestataire participe au Data Privacy Framework, sur la décision d'adéquation de la Commission européenne (Art. 45 du RGPD) [la base et le statut de participation seront confirmés dans le contrat avec le prestataire avant publication]. Nous fournissons une copie des garanties sur demande – écrivez à kontakt@automaizeit.com.

6. Vos droits

Vous avez le droit de :

• accéder à vos données et en recevoir une copie (Art. 15 du RGPD),
• rectification (Art. 16),
• effacement (Art. 17) – sous réserve des exceptions décrites au point 4,
• limitation du traitement (Art. 18),
• portabilité des données traitées sur la base d'un contrat ou d'un consentement (Art. 20),
• vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime (Art. 21) – y compris le traitement des données de vérification de licence à des fins de prévention des abus,
• retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement avant ce retrait (vous pouvez modifier votre consentement au journal de diagnostic via le lien « Paramètres des cookies » en pied de page),
• déposer une plainte auprès du Président de l'Office polonais de protection des données personnelles (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, uodo.gov.pl) ou auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'UE où vous résidez ou travaillez.

Pour exercer vos droits, écrivez à kontakt@automaizeit.com ou soumettez une demande dans votre Compte. Nous fournissons la copie de vos données dans un format couramment utilisé et lisible par machine.

7. Le fait de fournir des données est-il obligatoire ?

Fournir des données est volontaire. Toutefois, les données marquées comme requises dans les formulaires sont nécessaires pour répondre, ouvrir un Compte, conclure et exécuter le contrat, ou établir une facture (exigence légale). Sans elles, nous ne pouvons pas traiter la demande, le Compte ou la Commande. Les données envoyées lors de la vérification de licence sont nécessaires pour mettre à disposition les fonctions sous licence – sans elles, l'Application ne peut pas confirmer que vous êtes autorisé à l'utiliser.

8. Décisions automatisées et profilage

Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative. Le taux de TVA dans le Récapitulatif de commande est calculé automatiquement en fonction du droit fiscal, de votre pays et du résultat VIES ; en cas de doute, vous pouvez nous contacter avant de payer [nécessite une relecture juridique]. La vérification automatisée de licence (comparaison du hachage de l'identifiant de l'appareil et du nombre de sessions simultanées) sert uniquement à mettre à disposition les fonctions sous licence ; vous pouvez demander qu'un refus d'exécution de l'Application soit réexaminé par une personne – dans votre Compte ou en écrivant à kontakt@automaizeit.com.

9. Origine des données

Les données proviennent directement de vous ou de l'Application installée sur votre appareil (vérification de licence). Le résultat de la vérification du numéro de TVA intracommunautaire provient de VIES.

10. Modifications de cette politique

La version actuelle et la date d'entrée en vigueur sont indiquées sur cette page. Nous notifions les modifications importantes affectant des contrats conclus par e-mail.

Version 1.3 du 21 septembre 2026. La version 1.3 décrit la protection anti-robots des formulaires (le service Cloudflare Turnstile) : la finalité et la base légale (intérêt légitime), l'étendue des données (adresse IP, données du navigateur), Cloudflare, Inc. en tant que sous-traitant, et les transferts hors EEE fondés sur les clauses contractuelles types. Versions antérieures : la version 1.2 a complété la ligne relative à la vérification de licence – l'intervalle de vérification (toutes les 60 secondes), l'étendue complète des données envoyées (hachage de l'identifiant système, hachages des adresses MAC, adresse IP tronquée, versions de l'Application et du système d'exploitation) et la durée de conservation (pendant la durée de la licence plus 12 mois après sa fin) ; la version 1.1 a ajouté des descriptions du traitement des données du Compte Client et des sessions, des demandes et réclamations, des données de vérification de licence et de la preuve des déclarations effectuées lors de la commande, ainsi que les règles de suppression d'un Compte lorsque des documents doivent encore être conservés à des fins comptables ; la version 1.0 était la version originale.