Politica de confidențialitate

Conținut: Politica de confidențialitate

Ciornă – necesită revizuire juridică înainte de publicare. Elementele marcate „de completat” vor fi completate după confirmarea de către Vânzător.

Această versiune în limba română este furnizată pentru clienții care folosesc versiunea în limba română a site-ului. [de completat: dacă contractele se încheie în limba română și care versiune lingvistică prevalează – orice clauză care acordă prioritate versiunii poloneze necesită o analiză juridică în ceea ce privește consumatorii.]

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm pe site-ul AutomaizeIT, în ce scopuri și pe ce temei juridic, și ce drepturi aveți (Articolul 13 GDPR – Regulamentul (UE) 2016/679).

1. Operatorul

Operatorul este [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], cod fiscal (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], număr de TVA UE [to be completed: EU VAT number], înregistrat în: [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (Operatorul).

Contact pentru chestiuni de protecție a datelor: e-mail kontakt@automaizeit.com, telefon +48 501 343 343, sau în scris la adresa Operatorului. Operatorul nu a numit un responsabil cu protecția datelor [urmează a fi confirmat].

2. Scopuri, temeiuri juridice și perioade de păstrare

Scop	Date	Temei juridic (GDPR)	Păstrare
Răspunsul la un mesaj din formularul de contact sau e-mail	nume, e-mail, telefon, companie, subiect, mesaj	Art. 6(1)(f) (interes legitim: răspunsul la cereri); Art. 6(1)(b) dacă cererea privește încheierea unui contract	pe durata corespondenței, apoi [de completat, de ex. 12 luni] sau până la prescrierea pretențiilor dacă corespondența le privește
Încheierea și executarea contractului (Comandă, furnizarea Aplicației, Abonament, e-mailuri de reînnoire)	tipul clientului, țara, numele sau denumirea companiei, codul fiscal sau numărul de TVA UE, adresa, e-mailul, detaliile Comenzii, versiunea acceptată a termenilor și declarațiile făcute, ID-ul și statutul plății	Art. 6(1)(b)	pe durata contractului, apoi până la prescrierea pretențiilor
Administrarea Contului de Client (înregistrare, autentificare, gestionarea contului)	adresa de e-mail, hash-ul parolei (stocăm parolele doar în formă transformată), statutul confirmării adresei, limba, datele creării, modificării și ultimei autentificări, istoricul evenimentelor Contului	Art. 6(1)(b) (contract pentru Cont)	atât timp cât Contul există; după ștergere eliminăm profilul și păstrăm doar datele descrise la punctul 4 de mai jos
Sesiuni de Cont (menținerea autentificării și securitatea Contului)	hash-ul tokenului de sesiune (nu stocăm tokenul din cookie), momentul creării și al ultimei activități, adresa IP hashată, o scurtă descriere a browserului (de ex. „Firefox · Windows”)	Art. 6(1)(b) și Art. 6(1)(f) (interes legitim: securitatea Contului, detectarea autentificărilor neautorizate)	până la deconectare, schimbarea parolei sau expirarea sesiunii – cel târziu 30 de zile după ultima activitate
Confirmarea adresei de e-mail, resetarea parolei, schimbarea adresei de e-mail	adresa de e-mail, hash-uri ale tokenurilor unice și valabilitatea lor (confirmarea și schimbarea adresei – 24 de ore, resetarea parolei – 1 oră)	Art. 6(1)(b) și Art. 6(1)(f) (securitatea Contului)	până la utilizarea sau expirarea tokenului; o înregistrare a evenimentului rămâne în istoricul Contului
Cereri și reclamații transmise prin Cont sau prin e-mail (comentariu, eroare, sugestie, reclamație)	categoria, subiectul și conținutul cererii, Comanda sau licența vizată, corespondența, statutul și istoricul cererii	Art. 6(1)(b) și (c) (obligații conform Legii privind drepturile consumatorilor)	până la prescrierea pretențiilor
Emiterea și administrarea licențelor (Cheia de licență, linkurile de descărcare)	identificatorul licenței, detaliile Comenzii, adresa de e-mail, statutul licenței, numărul și momentul descărcărilor, istoricul evenimentelor licenței	Art. 6(1)(b)	pe durata licenței, apoi până la prescrierea pretențiilor
Verificarea licenței Aplicației (activare și verificări periodice, la fiecare 60 de secunde)	identificatorul licenței, hash-ul identificatorului sistemului de operare, hash-uri ale adreselor (MAC) ale plăcilor de rețea, adresa IP scurtată, versiunea Aplicației și a sistemului de operare, momentul și rezultatul verificării (nu stocăm aceste date hardware în formă clară, ci doar hash-uri criptografice ale acestora)	Art. 6(1)(b) (punerea la dispoziție a funcțiilor licențiate) și Art. 6(1)(f) (interes legitim: prevenirea abuzului de licență)	pe durata licenței și 12 luni după încheierea acesteia; datele agregate privind disponibilitatea serviciului de verificare (jurnalele serverului de licențe) sunt păstrate pentru perioada licenței plus 12 luni, ca dovadă în procedurile de reclamație și la decontarea întreruperilor serverului de licențe (§ 9(11) din Termenii de vânzare), iar în caz de litigiu, până la prescrierea pretențiilor
Dovada declarațiilor făcute la comandă (cererea de a începe executarea, confirmarea pierderii dreptului de retragere, acceptarea limitărilor tehnice)	formularea declarațiilor, data și ora, versiunea termenilor, adresa IP hashată, momentul trimiterii confirmării și al eliberării Cheii de licență	Art. 6(1)(c) și Art. 6(1)(f) (demonstrarea conformității cu Legea privind drepturile consumatorilor, apărarea pretențiilor)	până la prescrierea pretențiilor din contract
Verificarea numărului de TVA UE în VIES și determinarea tratamentului TVA	numărul de TVA UE, țara, rezultatul și data verificării	Art. 6(1)(c) coroborat cu Legea poloneză privind TVA; Art. 6(1)(f) (demonstrarea diligenței necesare)	ca pentru evidențele fiscale
Obligații fiscale și contabile (facturi, evidențe, inclusiv evidențele OSS)	detaliile facturii, detaliile Comenzii, date care dovedesc țara Clientului	Art. 6(1)(c)	5 ani de la sfârșitul anului calendaristic în care a expirat termenul de plată a impozitului; evidențele OSS – 10 ani de la sfârșitul anului tranzacției
Gestionarea retragerilor și reclamațiilor	date din formularul de retragere sau reclamație, detaliile Comenzii, corespondența	Art. 6(1)(b) și (c) (obligații conform Legii privind drepturile consumatorilor)	până la prescrierea pretențiilor
Stabilirea, exercitarea sau apărarea pretențiilor juridice	detaliile Comenzii și corespondența	Art. 6(1)(f)	până la prescrierea pretențiilor
Evidența consimțămintelor pentru cookie-uri (jurnalul de consimțământ)	ID-ul deciziei, versiunea politicii de cookie-uri, categoriile selectate, tipul deciziei, momentul, adresa IP hashată	Art. 6(1)(c) coroborat cu Art. 7(1) GDPR, și Art. 6(1)(f)	[de completat, de ex. pentru valabilitatea consimțământului și termenul de prescripție]
Jurnal de diagnostic al interfeței (doar cu consimțământ)	evenimente ale interfeței (click-uri – eticheta elementului, timpi de încărcare, erori JavaScript, calea paginii), ID aleatoriu al sesiunii de filă, adresa IP hashată	Art. 6(1)(a) (consimțământ)	până la rotația jurnalului tehnic [perioadă urmează a fi confirmată] sau retragerea consimțământului
Protecție anti-bot pentru formulare (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	adresa IP, date despre browser și dispozitiv și semnale despre modul de utilizare a ferestrei browserului, colectate de scriptul de verificare; un token de verificare unic	Art. 6(1)(f) (interes legitim: protejarea formularelor împotriva spamului și a abuzurilor automate)	de partea noastră: doar rezultatul verificării cu o adresă IP hashată în jurnalele tehnice (rotația fișierelor jurnal); la furnizorul de servicii – conform propriei politici de confidențialitate [perioadă urmează a fi confirmată]
Securitatea și diagnosticarea site-ului (jurnale de server)	date tehnice ale cererilor HTTP (moment, calea paginii, rezultat, timp de procesare), adresa IP hashată	Art. 6(1)(f) (interes legitim: securitatea și continuitatea serviciului)	rotația fișierelor jurnal (aprox. 10 fișiere de 10 MB) [perioadă urmează a fi confirmată]

Adresa IP hashată este un hash criptografic creat cu o cheie secretă – ne permite să recunoaștem cereri repetate (de ex. abuzul unui formular), dar adresele IP complete nu sunt stocate în jurnale (pseudonimizare). Tratăm în același mod identificatorul dispozitivului folosit la verificarea licenței: comparăm hash-uri, nu date hardware, nu construim un profil de utilizator din acestea și nu le combinăm cu datele din formulare, decât pentru a le lega de licența la care se referă.

Statistici de vizitatori (fără cookie-uri)

Păstrăm statistici de vizitatori fără cookie-uri și fără a stoca adrese IP. Din adresa dumneavoastră IP și datele browserului creăm un hash unic care ne permite să numărăm vizitatorii unici pentru o singură zi; cheia hash-ului este generată zilnic și nu este niciodată stocată, deci după 24 de ore nu poate fi legată de o persoană. Stocăm doar date zilnice agregate (pagini vizitate, domeniul de referință, limba, tipul dispozitivului, parametrii campaniei) pe propriul nostru server, pe baza interesului nostru legitim (Art. 6(1)(f) GDPR).

3. Destinatari

Datele pot fi partajate doar cu părți care ne ajută să operăm Site-ul și să executăm contractele:

• OVH – găzduire server și e-mail [de completat: entitatea OVH conform contractului], în calitate de persoană împuternicită;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – procesarea plăților; pentru datele de plată operatorul acționează ca operator separat [urmează a fi confirmat conform contractului];
• Comisia Europeană / administrațiile fiscale din UE (VIES) – pentru verificarea numărului de TVA UE;
• Cloudflare, Inc. – protecție anti-bot pentru formulare (serviciul Turnstile), în calitate de persoană împuternicită; prelucrează adresa IP și datele browserului persoanei care completează formularul, exclusiv pentru a distinge o persoană de un script automat (fără profilare, fără cookie-uri publicitare);
• biroul de contabilitate [de completat] – pentru documentele contabile;
• autoritățile publice – doar acolo unde este impus de lege.

Datele de verificare a licenței sunt prelucrate pe propriul nostru server și nu sunt partajate cu terți. Nu vindem date și nu le partajăm în scopuri de marketing. Site-ul nu folosește cookie-uri publicitare sau instrumente de analiză terțe; fonturile sunt găzduite pe propriul nostru server. Singurul script încărcat de pe un server extern este widgetul CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) – încărcat doar pe paginile cu un formular protejat și doar cât timp protecția este activată.

4. Contul de Client: ștergerea contului și păstrarea documentelor

Puteți șterge Contul dumneavoastră în orice moment, fără a oferi un motiv și fără costuri, din Cont.

Ștergem: profilul și datele de contact, parola, sesiunile și istoricul de autentificare, precum și istoricul evenimentelor Contului; anonimizăm mesajele din formularul de contact și Comenzile neplătite.

Păstrăm, atât timp cât legea impune: facturile și alte evidențe contabile și datele Comenzilor plătite (5 ani de la sfârșitul anului calendaristic în care a expirat termenul de plată a impozitului – conform Codului fiscal polonez și Legii contabilității; evidențele OSS – 10 ani), precum și dovada declarațiilor făcute la încheierea contractului și datele necesare pentru apărarea împotriva pretențiilor – până la prescrierea pretențiilor. Temeiul juridic este Articolul 17(3)(b) GDPR (obligație legală) și Articolul 17(3)(e) GDPR (stabilirea, exercitarea sau apărarea pretențiilor juridice). Aceste date sunt mutate într-o arhivă cu acces restricționat și nu sunt folosite în niciun alt scop.

Rețineți: ștergerea Contului nu invalidează licența sau Cheia de licență, dar elimină accesul la Contul unde sunt afișate cheia și documentele. Salvați o copie a Cheii dumneavoastră de licență și a documentelor de vânzare înainte de a șterge Contul.

5. Transferuri în afara SEE

În afara datelor descrise mai jos, nu transferăm date în țări din afara Spațiului Economic European [urmează a fi confirmat după analizarea contractelor cu OVH și operatorul de plăți]. Serverul este situat în UE [locație urmează a fi confirmată].

Excepția este protecția anti-bot pentru formulare: folosim Cloudflare Turnstile, iar Cloudflare, Inc. este stabilit în Statele Unite și prelucrează date printr-o rețea globală de servere. Transferul se bazează pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (Art. 46(2)(c) GDPR) și, în măsura în care furnizorul participă la Data Privacy Framework, pe decizia de adecvare a Comisiei Europene (Art. 45 GDPR) [temeiul și statutul participării urmează a fi confirmate în contractul cu furnizorul înainte de publicare]. Oferim o copie a garanțiilor la cerere – scrieți-ne la kontakt@automaizeit.com.

6. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de:

• acces la datele dumneavoastră și de a primi o copie (Art. 15 GDPR),
• rectificare (Art. 16),
• ștergere (Art. 17) – sub rezerva excepțiilor descrise la punctul 4,
• restricționare a prelucrării (Art. 18),
• portabilitate a datelor prelucrate pe baza unui contract sau consimțământ (Art. 20),
• a vă opune prelucrării bazate pe interesul legitim (Art. 21) – inclusiv prelucrarea datelor de verificare a licenței în scopul prevenirii abuzului,
• a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii (puteți schimba consimțământul pentru jurnalul de diagnostic prin linkul „Setări cookie-uri” din subsol),
• a depune o plângere la Președintele Oficiului polonez pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia, uodo.gov.pl) sau la autoritatea de supraveghere din statul membru UE în care locuiți sau lucrați.

Pentru a vă exercita drepturile, scrieți-ne la kontakt@automaizeit.com sau transmiteți o cerere în Contul dumneavoastră. Furnizăm copia datelor dumneavoastră într-un format utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat.

7. Dacă furnizarea datelor este obligatorie

Furnizarea datelor este voluntară. Totuși, datele marcate ca obligatorii în formulare sunt necesare pentru a răspunde, pentru a deschide un Cont, pentru a încheia și executa contractul sau pentru a emite o factură (o cerință legală). Fără acestea nu putem gestiona cererea, Contul sau Comanda. Datele trimise în timpul verificării licenței sunt necesare pentru a pune la dispoziție funcțiile licențiate – fără ele Aplicația nu poate confirma că aveți dreptul de a o folosi.

8. Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, care produc efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar de semnificativ. Cota de TVA din Rezumatul comenzii este calculată automat pe baza legislației fiscale, a țării dumneavoastră și a rezultatului VIES; în caz de îndoială, ne puteți contacta înainte de a plăti [necesită revizuire juridică]. Verificarea automată a licenței (compararea hash-ului identificatorului dispozitivului și numărul de sesiuni concurente) servește exclusiv pentru a pune la dispoziție funcțiile licențiate; puteți solicita ca orice refuz de rulare a Aplicației să fie revizuit de o persoană – în Contul dumneavoastră sau scriindu-ne la kontakt@automaizeit.com.

9. Sursa datelor

Datele provin direct de la dumneavoastră sau de la Aplicația instalată pe dispozitivul dumneavoastră (verificarea licenței). Rezultatul verificării numărului de TVA UE provine din VIES.

10. Modificări ale acestei politici

Versiunea curentă și data de intrare în vigoare sunt afișate pe această pagină. Notificăm modificările materiale care afectează contractele încheiate prin e-mail.

Versiunea 1.3 din 21 septembrie 2026. Versiunea 1.3 descrie protecția anti-bot pentru formulare (serviciul Cloudflare Turnstile): scopul și temeiul juridic (interes legitim), domeniul datelor (adresa IP, date despre browser), Cloudflare, Inc. în calitate de persoană împuternicită și transferurile în afara SEE bazate pe clauzele contractuale standard. Versiuni anterioare: 1.2 a completat rândul privind verificarea licenței – intervalul de verificare (la fiecare 60 de secunde), domeniul complet al datelor trimise (hash-ul identificatorului de sistem, hash-uri ale adreselor MAC, adresa IP scurtată, versiunile Aplicației și ale sistemului de operare) și perioada de păstrare (pe durata licenței plus 12 luni după încheierea acesteia); 1.1 a adăugat descrieri ale prelucrării datelor Contului de Client și ale sesiunii, cererilor și reclamațiilor, datelor de verificare a licenței și dovezii declarațiilor făcute la comandă, împreună cu regulile de ștergere a unui Cont acolo unde documentele trebuie totuși păstrate în scopuri contabile; 1.0 – versiunea originală.