Politika zasebnosti

Vsebina: Politika zasebnosti

Osnutek – pred objavo zahteva pravni pregled. Postavke, označene z »do dopolnitve«, bodo vnesene, ko jih potrdi Prodajalec.

Ta slovenska različica je namenjena strankam, ki uporabljajo slovensko različico spletnega mesta. [do dopolnitve: ali se pogodbe sklepajo v slovenščini in katera jezikovna različica prevlada – vsaka določba, ki daje prednost poljski različici, zahteva pravni pregled glede potrošnikov.]

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo na spletnem mestu AutomaizeIT, za katere namene in na kateri pravni podlagi ter katere pravice imate (13. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) – Uredba (EU) 2016/679).

1. Upravljavec

Upravljavec je [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], davčna številka (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], ID za DDV v EU [to be completed: EU VAT number], vpisan v: [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (upravljavec).

Kontakt za vprašanja glede varstva podatkov: e-pošta kontakt@automaizeit.com, telefon +48 501 343 343, ali pisno na naslov upravljavca. Upravljavec ni imenoval pooblaščene osebe za varstvo podatkov [za potrditev].

2. Nameni, pravne podlage in obdobja hrambe

Namen	Podatki	Pravna podlaga (GDPR)	Hramba
Odgovor na sporočilo prek kontaktnega obrazca ali e-pošte	ime, e-pošta, telefon, podjetje, zadeva, sporočilo	člen 6(1)(f) (zakoniti interes: odgovor na povpraševanja); člen 6(1)(b), kadar se povpraševanje nanaša na sklenitev pogodbe	za čas trajanja korespondence, nato [do dopolnitve, npr. 12 mesecev] ali do zastaranja zahtevkov, če se korespondenca nanaša nanje
Sklenitev in izvajanje pogodbe (naročilo, dobava aplikacije, naročnina, e-pošta o podaljšanju)	vrsta stranke, država, ime ali naziv podjetja, davčna številka ali ID za DDV v EU, naslov, e-pošta, podrobnosti naročila, sprejeta različica pogojev in dane izjave, ID in status plačila	člen 6(1)(b)	za čas trajanja pogodbe, nato do zastaranja zahtevkov
Vodenje uporabniškega računa (registracija, prijava, upravljanje računa)	e-poštni naslov, zgoščena vrednost gesla (gesla hranimo le v preoblikovani obliki), status potrditve naslova, jezik, datumi ustvarjanja, spremembe in zadnje prijave, zgodovina dogodkov računa	člen 6(1)(b) (pogodba o računu)	dokler račun obstaja; po njegovem izbrisu odstranimo profil in obdržimo le podatke, opisane v 4. točki spodaj
Seje uporabniškega računa (ohranjanje prijave in varnost računa)	zgoščena vrednost žetona seje (žetona iz piškotka ne shranjujemo), čas ustvarjanja in zadnje aktivnosti, zgoščen naslov IP, kratek opis brskalnika (npr. »Firefox · Windows«)	člen 6(1)(b) in člen 6(1)(f) (zakoniti interes: varnost računa, zaznavanje nepooblaščenih prijav)	do odjave, spremembe gesla ali izteka seje – najdlje 30 dni po zadnji aktivnosti
Potrditev e-poštnega naslova, ponastavitev gesla, sprememba e-poštnega naslova	e-poštni naslov, zgoščene vrednosti enkratnih žetonov in njihova veljavnost (potrditev in sprememba naslova – 24 ur, ponastavitev gesla – 1 ura)	člen 6(1)(b) in člen 6(1)(f) (varnost računa)	do uporabe ali izteka žetona; zapis dogodka ostane v zgodovini računa
Zahtevki in reklamacije, oddani prek računa ali po e-pošti (opomba, napaka, predlog, reklamacija)	kategorija, zadeva in vsebina zahtevka, zadevno naročilo ali licenca, korespondenca, status in zgodovina zahtevka	člen 6(1)(b) in (c) (obveznosti iz zakona o pravicah potrošnikov)	do zastaranja zahtevkov
Izdaja in upravljanje licenc (licenčni ključ, povezave za prenos)	identifikator licence, podatki naročila, e-poštni naslov, status licence, število in čas prenosov, zgodovina dogodkov licence	člen 6(1)(b)	za čas trajanja licence, nato do zastaranja zahtevkov
Preverjanje licence aplikacije (aktivacija in periodično preverjanje, vsakih 60 sekund)	identifikator licence, zgoščena vrednost identifikatorja operacijskega sistema, zgoščene vrednosti naslovov omrežnih kartic (MAC), skrajšan naslov IP, različica aplikacije in operacijskega sistema, čas in rezultat preverjanja (teh strojnih podatkov ne hranimo v čisti obliki, temveč le njihove kriptografske zgoščene vrednosti)	člen 6(1)(b) (zagotavljanje licenciranih funkcij) in člen 6(1)(f) (zakoniti interes: preprečevanje zlorabe licence)	za čas trajanja licence in 12 mesecev po njenem izteku; agregirani podatki o dostopnosti storitve preverjanja (dnevniki licenčnega strežnika) se hranijo za obdobje licence plus 12 mesecev kot dokazilo v postopkih reklamacij in pri obračunu prekinitev licenčnega strežnika (§ 9(11) pogojev prodaje), v primeru spora pa do zastaranja zahtevkov
Dokazila o izjavah, danih ob naročilu (zahteva za začetek izvajanja, seznanjenost z izgubo pravice do odstopa, sprejem tehničnih omejitev)	besedilo izjav, datum in ura, različica pogojev, zgoščen naslov IP, čas pošiljanja potrditve in izdaje licenčnega ključa	člen 6(1)(c) in člen 6(1)(f) (dokazovanje skladnosti z zakonom o pravicah potrošnikov, obramba zahtevkov)	do zastaranja zahtevkov iz pogodbe
Preverjanje ID-ja za DDV v EU v sistemu VIES in določanje obravnave DDV	ID za DDV v EU, država, rezultat in datum preverjanja	člen 6(1)(c) v povezavi s poljskim zakonom o DDV; člen 6(1)(f) (dokazovanje skrbnosti)	kot za davčne evidence
Davčne in knjigovodske obveznosti (računi, evidence, vključno z evidencami OSS)	podatki na računu, podatki naročila, podatki, ki dokazujejo državo stranke	člen 6(1)(c)	5 let od konca koledarskega leta, v katerem je potekel rok za plačilo davka; evidence OSS – 10 let od konca leta transakcije
Obravnava odstopov in reklamacij	podatki iz obrazca za odstop ali reklamacijo, podatki naročila, korespondenca	člen 6(1)(b) in (c) (obveznosti iz zakona o pravicah potrošnikov)	do zastaranja zahtevkov
Uveljavljanje, izvrševanje ali obramba pravnih zahtevkov	podatki naročila in korespondenca	člen 6(1)(f)	do zastaranja zahtevkov
Odgovornost za soglasja glede piškotkov (dnevnik odločitev)	ID odločitve, različica politike piškotkov, izbrane kategorije, vrsta odločitve, čas, zgoščen naslov IP	člen 6(1)(c) v povezavi s členom 7(1) GDPR ter člen 6(1)(f)	[do dopolnitve, npr. za trajanje veljavnosti soglasja in zastaralni rok]
Diagnostični dnevnik vmesnika (le s soglasjem)	dogodki vmesnika (kliki – oznaka elementa, časi nalaganja, napake JavaScript, pot strani), naključni ID seje zavihka, zgoščen naslov IP	člen 6(1)(a) (soglasje)	do rotacije tehničnega dnevnika [obdobje za potrditev] ali preklica soglasja
Zaščita obrazcev pred boti (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	naslov IP, podatki o brskalniku in napravi ter signali o uporabi okna brskalnika, ki jih zbira preverjevalni skript; enkraten preverjevalni žeton	člen 6(1)(f) (zakoniti interes: zaščita obrazcev pred neželeno pošto in samodejnimi zlorabami)	na naši strani: le rezultat preverjanja z zgoščenim naslovom IP v tehničnih dnevnikih (rotacija dnevniških datotek); pri ponudniku storitve – v skladu z njegovo lastno politiko zasebnosti [obdobje za potrditev]
Varnost in diagnostika spletnega mesta (dnevniki strežnika)	tehnični podatki zahtevkov HTTP (čas, pot strani, rezultat, čas obdelave), zgoščen naslov IP	člen 6(1)(f) (zakoniti interes: varnost in neprekinjenost storitve)	rotacija dnevniških datotek (približno 10 datotek po 10 MB) [obdobje za potrditev]

Zgoščen naslov IP je kriptografska zgoščena vrednost, ustvarjena s tajnim ključem – omogoča nam prepoznavanje ponovljenih zahtevkov (npr. zlorabo obrazcev), vendar celotnih naslovov IP ne shranjujemo v dnevnikih (psevdonimizacija). Enako obravnavamo identifikator naprave, uporabljen pri preverjanju licence: primerjamo zgoščene vrednosti in ne strojnih podatkov, iz njih ne ustvarjamo profila uporabnika in jih ne povezujemo s podatki obrazcev, razen z licenco, na katero se nanašajo.

Statistika obiskovalcev (brez piškotkov)

Statistiko obiskovalcev vodimo brez piškotkov in brez shranjevanja naslovov IP. Iz vašega naslova IP in podatkov brskalnika ustvarimo enkratno zgoščeno vrednost, ki nam omogoča štetje edinstvenih obiskovalcev za en dan; ključ zgoščene vrednosti se ustvari dnevno in se nikoli ne shrani, zato ga po 24 urah ni mogoče povezati z osebo. Na lastnem strežniku hranimo le agregirane dnevne podatke (obiskane strani, napotitvena domena, jezik, vrsta naprave, parametri kampanje), na podlagi našega zakonitega interesa (člen 6(1)(f) GDPR).

3. Prejemniki

Podatke lahko delimo le s stranmi, ki nam pomagajo voditi spletno mesto in izvajati pogodbe:

• OVH – gostovanje strežnika in e-pošte [do dopolnitve: subjekt OVH v skladu s sporazumom], kot obdelovalec;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – obdelava plačil; za plačilne podatke operater deluje kot ločen upravljavec [za potrditev v skladu s sporazumom];
• Evropska komisija / davčne uprave držav EU (VIES) – za preverjanje ID-ja za DDV v EU;
• Cloudflare, Inc. – zaščita obrazcev pred boti (storitev Turnstile), kot obdelovalec; obdeluje naslov IP in podatke brskalnika osebe, ki izpolnjuje obrazec, izključno zato, da loči človeka od samodejnega skripta (brez profiliranja, brez oglaševalskih piškotkov);
• računovodski servis [do dopolnitve] – za knjigovodske dokumente;
• javni organi – le kadar to zahteva zakon.

Podatki za preverjanje licence se obdelujejo na lastnem strežniku in se ne delijo s tretjimi osebami. Podatkov ne prodajamo niti jih ne delimo za tržne namene. Spletno mesto ne uporablja oglaševalskih piškotkov ali analitičnih orodij tretjih oseb; pisave gostujejo na lastnem strežniku. Edini skript, naložen z zunanjega strežnika, je gradnik CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) – naložen le na straneh z zaščitenim obrazcem in le, ko je zaščita vklopljena.

4. Uporabniški račun: brisanje računa in hramba dokumentov

Račun lahko kadar koli izbrišete, brez navedbe razloga in brez stroškov, iz samega računa.

Izbrišemo: profil in kontaktne podatke, geslo, seje in zgodovino prijav ter zgodovino dogodkov računa; anonimiziramo sporočila prek kontaktnega obrazca in neplačana naročila.

Hranimo, dokler to zahteva zakon: račune in druga knjigovodska dokazila ter podatke plačanih naročil (5 let od konca koledarskega leta, v katerem je potekel rok za plačilo davka – po poljskem davčnem redu in zakonu o računovodstvu; evidence OSS – 10 let), pa tudi dokazila izjav, danih ob sklenitvi pogodbe, in podatke, potrebne za obrambo pred zahtevki – do zastaranja zahtevkov. Pravna podlaga je člen 17(3)(b) GDPR (zakonska obveznost) in člen 17(3)(e) GDPR (uveljavljanje, izvrševanje ali obramba pravnih zahtevkov). Ti podatki se prenesejo v arhiv z omejenim dostopom in se ne uporabljajo za noben drug namen.

Opozorilo: brisanje računa ne razveljavi licence ali licenčnega ključa, vendar odstrani dostop do računa, kjer sta ključ in dokumenti prikazani. Pred brisanjem računa shranite kopijo svojega licenčnega ključa in prodajnih dokumentov.

5. Prenosi izven EGP

Razen podatkov, opisanih spodaj, podatkov ne prenašamo v države izven Evropskega gospodarskega prostora [za potrditev po pregledu sporazumov z OVH in plačilnim operaterjem]. Strežnik se nahaja v EU [lokacija za potrditev].

Izjema je zaščita obrazcev pred boti: uporabljamo Cloudflare Turnstile, Cloudflare, Inc. pa ima sedež v Združenih državah Amerike in podatke obdeluje prek globalnega omrežja strežnikov. Prenos temelji na standardnih pogodbenih klavzulah, ki jih je odobrila Evropska komisija (člen 46(2)(c) GDPR), in – kolikor ponudnik sodeluje v okviru Data Privacy Framework – na sklepu Evropske komisije o ustreznosti (člen 45 GDPR) [podlaga in status sodelovanja bosta potrjena v sporazumu s ponudnikom pred objavo]. Kopijo zaščitnih ukrepov zagotovimo na zahtevo – pišite na kontakt@automaizeit.com.

6. Vaše pravice

Imate pravico do:

• dostopa do svojih podatkov in prejema kopije (15. člen GDPR),
• popravka (16. člen),
• izbrisa (17. člen) – ob upoštevanju izjem, opisanih v 4. točki,
• omejitve obdelave (18. člen),
• prenosljivosti podatkov, obdelanih na podlagi pogodbe ali soglasja (20. člen),
• ugovora zoper obdelavo, ki temelji na zakonitem interesu (21. člen) – vključno z obdelavo podatkov za preverjanje licence za namen preprečevanja zlorab,
• preklica soglasja kadar koli, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem (svoje soglasje za diagnostični dnevnik lahko spremenite prek povezave »Nastavitve piškotkov« v nogi strani),
• vložitve pritožbe pri predsedniku poljskega Urada za varstvo osebnih podatkov (ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, uodo.gov.pl) ali pri nadzornem organu v državi članici EU, kjer živite ali delate.

Za uveljavljanje svojih pravic pišite na kontakt@automaizeit.com ali oddajte zahtevo v svojem računu. Kopijo vaših podatkov zagotovimo v splošno uporabljani, strojno berljivi obliki.

7. Ali je zagotovitev podatkov obvezna

Zagotovitev podatkov je prostovoljna. Vendar so podatki, označeni kot obvezni v obrazcih, potrebni za odgovor, odprtje računa, sklenitev in izvajanje pogodbe ali izdajo računa (zakonska zahteva). Brez njih ne moremo obravnavati povpraševanja, računa ali naročila. Podatki, poslani med preverjanjem licence, so potrebni za zagotavljanje licenciranih funkcij – brez njih aplikacija ne more potrditi, da ste upravičeni do njene uporabe.

8. Avtomatizirane odločitve in profiliranje

Ne sprejemamo odločitev, ki temeljijo izključno na avtomatizirani obdelavi, vključno s profiliranjem, in ki bi imele pravne učinke v zvezi z vami ali bi vas podobno znatno prizadele. Stopnja DDV v povzetku naročila se samodejno izračuna na podlagi davčne zakonodaje, vaše države in rezultata VIES; v primeru dvoma nas lahko kontaktirate pred plačilom [zahteva pravni pregled]. Avtomatizirano preverjanje licence (primerjava zgoščene vrednosti identifikatorja naprave in števila hkratnih sej) služi izključno zagotavljanju licenciranih funkcij; zavrnitev zagona aplikacije lahko kadar koli zahtevate v pregled s strani osebe – v svojem računu ali s pisanjem na kontakt@automaizeit.com.

9. Vir podatkov

Podatki prihajajo neposredno od vas ali iz aplikacije, nameščene na vaši napravi (preverjanje licence). Rezultat preverjanja ID-ja za DDV v EU prihaja iz sistema VIES.

10. Spremembe te politike

Trenutna različica in datum veljavnosti sta prikazana na tej strani. O bistvenih spremembah, ki vplivajo na sklenjene pogodbe, obveščamo po e-pošti.

Različica 1.3 z dne 21. september 2026. Različica 1.3 opisuje zaščito obrazcev pred boti (storitev Cloudflare Turnstile): namen in pravno podlago (zakoniti interes), obseg podatkov (naslov IP, podatki brskalnika), Cloudflare, Inc. kot obdelovalca ter prenose izven EGP na podlagi standardnih pogodbenih klavzul. Prejšnje različice: 1.2 je dopolnila vrstico o preverjanju licence – interval preverjanja (vsakih 60 sekund), polni obseg poslanih podatkov (zgoščena vrednost identifikatorja sistema, zgoščene vrednosti naslovov MAC, skrajšan naslov IP, različici aplikacije in operacijskega sistema) in obdobje hrambe (za čas trajanja licence plus 12 mesecev po njenem izteku); 1.1 je dodala opise obdelave podatkov uporabniškega računa in sej, zahtevkov in reklamacij, podatkov za preverjanje licence ter dokazil izjav, danih ob naročilu, skupaj s pravili o brisanju računa, kadar je treba dokumente še vedno hraniti za knjigovodske namene; 1.0 – prvotna različica.