Privacybeleid

Inhoud: Privacybeleid

Concept – vereist juridische toetsing vóór publicatie. Onderdelen gemarkeerd met „aan te vullen” worden ingevuld zodra de Verkoper dit heeft bevestigd.

Deze Nederlandse versie is bedoeld voor klanten die de Nederlandse versie van de website gebruiken. [aan te vullen: of overeenkomsten in het Nederlands worden gesloten en welke taalversie voorrang heeft – een clausule die voorrang geeft aan de Poolse versie vereist juridische toetsing met betrekking tot consumenten.]

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken op de website van AutomaizeIT, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag, en welke rechten u heeft (artikel 13 AVG – Verordening (EU) 2016/679).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], fiscaal identificatienummer (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], EU-btw-nummer [to be completed: EU VAT number], geregistreerd in: [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (de Verwerkingsverantwoordelijke).

Contact in gegevensbeschermingszaken: e-mail kontakt@automaizeit.com, telefoon +48 501 343 343, of schriftelijk naar het adres van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld [te bevestigen].

2. Doeleinden, rechtsgrondslagen en bewaartermijnen

Doel	Gegevens	Rechtsgrondslag (AVG)	Bewaring
Reageren op een bericht via het contactformulier of e-mail	naam, e-mail, telefoon, bedrijf, onderwerp, bericht	Art. 6, lid 1, onder f (gerechtvaardigd belang: reageren op vragen); Art. 6, lid 1, onder b, indien de vraag betrekking heeft op het aangaan van een overeenkomst	gedurende de correspondentie, daarna [aan te vullen, bijv. 12 maanden] of totdat vorderingen verjaren als de correspondentie hierop betrekking heeft
Het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst (Bestelling, levering van de Applicatie, Abonnement, verlengingsmails)	klanttype, land, naam of bedrijfsnaam, fiscaal identificatienummer of EU-btw-nummer, adres, e-mail, bestelgegevens, geaccepteerde versie van de voorwaarden en afgelegde verklaringen, betalings-ID en -status	Art. 6, lid 1, onder b	gedurende de looptijd van de overeenkomst, daarna totdat vorderingen verjaren
Het beheren van het Klantaccount (registratie, inloggen, accountbeheer)	e-mailadres, hash van het wachtwoord (wij bewaren wachtwoorden alleen in getransformeerde vorm), status van adresbevestiging, taal, data van aanmaak, wijziging en laatste inlog, geschiedenis van accountgebeurtenissen	Art. 6, lid 1, onder b (overeenkomst voor het Account)	zolang het Account bestaat; na verwijdering verwijderen wij het profiel en bewaren wij alleen de gegevens beschreven in punt 4 hieronder
Accountsessies (u ingelogd houden en accountbeveiliging)	hash van het sessietoken (wij bewaren het token uit het cookie niet), tijdstip van aanmaak en laatste activiteit, gehashed IP-adres, een korte beschrijving van de browser (bijv. „Firefox · Windows”)	Art. 6, lid 1, onder b, en Art. 6, lid 1, onder f (gerechtvaardigd belang: accountbeveiliging, opsporen van ongeoorloofd inloggen)	tot uitloggen, een wachtwoordwijziging of het verlopen van de sessie – uiterlijk 30 dagen na de laatste activiteit
Bevestigen van het e-mailadres, wachtwoord resetten, e-mailadres wijzigen	e-mailadres, hashes van eenmalige tokens en hun geldigheid (adresbevestiging en adreswijziging – 24 uur, wachtwoordreset – 1 uur)	Art. 6, lid 1, onder b, en Art. 6, lid 1, onder f (accountbeveiliging)	tot het token wordt gebruikt of verloopt; een registratie van de gebeurtenis blijft in de accountgeschiedenis
Verzoeken en klachten ingediend via het Account of per e-mail (opmerking, fout, suggestie, klacht)	categorie, onderwerp en inhoud van het verzoek, de betreffende Bestelling of licentie, correspondentie, status en geschiedenis van het verzoek	Art. 6, lid 1, onder b en c (verplichtingen onder de Wet op consumentenrechten)	totdat vorderingen verjaren
Het uitgeven en beheren van licenties (Licentiesleutel, downloadlinks)	licentie-identificator, bestelgegevens, e-mailadres, licentiestatus, aantal en tijdstip van downloads, licentiegebeurtenisgeschiedenis	Art. 6, lid 1, onder b	gedurende de looptijd van de licentie, daarna totdat vorderingen verjaren
Verificatie van de Applicatielicentie (activering en periodieke controles, elke 60 seconden)	licentie-identificator, hash van de identificator van het besturingssysteem, hashes van netwerkkaart(MAC)-adressen, verkort IP-adres, versie van de Applicatie en het besturingssysteem, tijdstip en resultaat van de verificatie (wij bewaren deze hardwaregegevens niet in leesbare vorm, alleen cryptografische hashes ervan)	Art. 6, lid 1, onder b (het beschikbaar stellen van de gelicentieerde functies) en Art. 6, lid 1, onder f (gerechtvaardigd belang: misbruik van de licentie voorkomen)	gedurende de looptijd van de licentie en 12 maanden na het einde ervan; geaggregeerde gegevens over de beschikbaarheid van de verificatiedienst (logboeken van de licentieserver) worden bewaard voor de licentieperiode plus 12 maanden als bewijs bij klachtenprocedures en bij het verantwoorden van onderbrekingen van de licentieserver (§ 9, lid 11, van de verkoopvoorwaarden), en in geval van een geschil totdat vorderingen verjaren
Bewijs van de afgelegde verklaringen bij het bestellen (verzoek om met de uitvoering te beginnen, erkenning van het verlies van het herroepingsrecht, acceptatie van technische beperkingen)	tekst van de verklaringen, datum en tijdstip, versie van de voorwaarden, gehashed IP-adres, tijdstip waarop de bevestiging is verzonden en de Licentiesleutel is vrijgegeven	Art. 6, lid 1, onder c, en Art. 6, lid 1, onder f (aantonen van naleving van de Wet op consumentenrechten, verdediging tegen vorderingen)	totdat vorderingen onder de overeenkomst verjaren
Verificatie van het EU-btw-nummer in VIES en het bepalen van de btw-behandeling	EU-btw-nummer, land, verificatieresultaat en -datum	Art. 6, lid 1, onder c, in samenhang met de Poolse btw-wet; Art. 6, lid 1, onder f (aantonen van zorgvuldigheid)	zoals voor belastinggegevens
Fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (facturen, gegevens, met inbegrip van OSS-gegevens)	factuurgegevens, bestelgegevens, gegevens die het land van de Klant bewijzen	Art. 6, lid 1, onder c	5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de betalingstermijn voor de belasting is verstreken; OSS-gegevens – 10 jaar vanaf het einde van het jaar van de transactie
Behandelen van herroepingen en klachten	gegevens uit het herroepings- of klachtenformulier, bestelgegevens, correspondentie	Art. 6, lid 1, onder b en c (verplichtingen onder de Wet op consumentenrechten)	totdat vorderingen verjaren
Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen	bestelgegevens en correspondentie	Art. 6, lid 1, onder f	totdat vorderingen verjaren
Verantwoording van cookietoestemmingen (toestemmingslogboek)	beslissings-ID, versie van het cookiebeleid, geselecteerde categorieën, type beslissing, tijdstip, gehashed IP-adres	Art. 6, lid 1, onder c, in samenhang met Art. 7, lid 1, AVG, en Art. 6, lid 1, onder f	[aan te vullen, bijv. voor de geldigheid van de toestemming en de verjaringstermijn]
Diagnostisch logboek van de interface (alleen met toestemming)	interfacegebeurtenissen (klikken – label van het element, laadtijden, JavaScript-fouten, paginapad), willekeurige tabbladsessie-ID, gehashed IP-adres	Art. 6, lid 1, onder a (toestemming)	tot het technische logboek wordt geroteerd [periode te bevestigen] of de toestemming wordt ingetrokken
Botbescherming voor formulieren (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	IP-adres, browser- en apparaatgegevens en signalen over hoe het browservenster wordt gebruikt, verzameld door het verificatiescript; een eenmalig verificatietoken	Art. 6, lid 1, onder f (gerechtvaardigd belang: formulieren beschermen tegen spam en geautomatiseerd misbruik)	aan onze kant: alleen het verificatieresultaat met een gehashed IP-adres in de technische logboeken (rotatie van logbestanden); bij de dienstverlener – volgens diens eigen privacybeleid [periode te bevestigen]
Websitebeveiliging en diagnostiek (serverlogboeken)	technische gegevens van HTTP-verzoeken (tijdstip, paginapad, resultaat, verwerkingstijd), gehashed IP-adres	Art. 6, lid 1, onder f (gerechtvaardigd belang: beveiliging en continuïteit van de dienst)	rotatie van logbestanden (ca. 10 bestanden van 10 MB) [periode te bevestigen]

Het gehashde IP-adres is een cryptografische hash gemaakt met een geheime sleutel – hiermee kunnen wij herhaalde verzoeken herkennen (bijv. misbruik van formulieren), maar volledige IP-adressen worden niet opgeslagen in de logboeken (pseudonimisering). Wij behandelen de apparaatidentificator die bij licentieverificatie wordt gebruikt op dezelfde manier: wij vergelijken hashes in plaats van hardwaregegevens, wij bouwen er geen gebruikersprofiel mee op, en wij combineren ze niet met formuliergegevens, behalve door ze te koppelen aan de licentie waarop ze betrekking hebben.

Bezoekersstatistieken (zonder cookies)

Wij houden bezoekersstatistieken bij zonder cookies en zonder IP-adressen op te slaan. Van uw IP-adres en browsergegevens maken wij een eenmalige hash waarmee wij unieke bezoekers voor één dag kunnen tellen; de hashsleutel wordt dagelijks gegenereerd en nooit opgeslagen, zodat deze na 24 uur niet meer aan een persoon kan worden gekoppeld. Wij bewaren alleen geaggregeerde dagelijkse gegevens (bezochte pagina's, verwijzend domein, taal, apparaattype, campagneparameters) op onze eigen server, op basis van ons gerechtvaardigd belang (Art. 6, lid 1, onder f, AVG).

3. Ontvangers

Gegevens mogen alleen worden gedeeld met partijen die ons helpen de Website te beheren en overeenkomsten uit te voeren:

• OVH – server- en e-mailhosting [aan te vullen: OVH-entiteit volgens de overeenkomst], als verwerker;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – betalingsverwerking; voor betaalgegevens treedt de exploitant op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke [te bevestigen volgens de overeenkomst];
• de Europese Commissie / EU-belastingdiensten (VIES) – voor het te verifiëren EU-btw-nummer;
• Cloudflare, Inc. – botbescherming voor formulieren (de Turnstile-dienst), als verwerker; deze verwerkt het IP-adres en de browsergegevens van de persoon die het formulier invult, uitsluitend om een mens van een geautomatiseerd script te onderscheiden (geen profilering, geen advertentiecookies);
• boekhoudkantoor [aan te vullen] – voor boekhoudkundige documenten;
• overheidsinstanties – alleen wanneer de wet dit vereist.

Gegevens over licentieverificatie worden op onze eigen server verwerkt en niet met derden gedeeld. Wij verkopen geen gegevens en delen deze niet voor marketingdoeleinden. De Website gebruikt geen advertentiecookies of analysetools van derden; lettertypen worden gehost op onze eigen server. Het enige script dat van een externe server wordt geladen, is de CAPTCHA-widget (Cloudflare Turnstile) – alleen geladen op pagina's met een beveiligd formulier en alleen wanneer de bescherming is ingeschakeld.

4. Klantaccount: het verwijderen van het account en het bewaren van documenten

U kunt uw Account op elk moment verwijderen, zonder opgaaf van reden en kosteloos, vanuit het Account.

Wij verwijderen: het profiel en de contactgegevens, het wachtwoord, sessies en aanmeldgeschiedenis, en de accountgebeurtenisgeschiedenis; wij anonimiseren berichten via het contactformulier en onbetaalde Bestellingen.

Wij bewaren, zolang de wet dit vereist: facturen en andere boekhoudkundige gegevens en de gegevens van betaalde Bestellingen (5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de betalingstermijn voor de belasting is verstreken – onder de Poolse Belastingordonnantie en de Boekhoudwet; OSS-gegevens – 10 jaar), evenals bewijs van de bij het sluiten van de overeenkomst afgelegde verklaringen en gegevens die nodig zijn om ons te verdedigen tegen vorderingen – totdat vorderingen verjaren. De rechtsgrondslag is artikel 17, lid 3, onder b, AVG (wettelijke verplichting) en artikel 17, lid 3, onder e, AVG (vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen). Deze gegevens worden verplaatst naar een archief met beperkte toegang en voor geen ander doel gebruikt.

Let op: het verwijderen van het Account maakt de licentie of de Licentiesleutel niet ongeldig, maar verwijdert de toegang tot het Account waar de sleutel en de documenten worden getoond. Bewaar een kopie van uw Licentiesleutel en verkoopdocumenten voordat u het Account verwijdert.

5. Doorgifte buiten de EER

Behalve de hieronder beschreven gegevens geven wij geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte [te bevestigen na beoordeling van de overeenkomsten met OVH en de betaaloperator]. De server bevindt zich in de EU [locatie te bevestigen].

De uitzondering is botbescherming voor formulieren: wij gebruiken Cloudflare Turnstile, en Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten en verwerkt gegevens over een wereldwijd netwerk van servers. De doorgifte is gebaseerd op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Art. 46, lid 2, onder c, AVG) en, voor zover de aanbieder deelneemt aan het Data Privacy Framework, op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (Art. 45 AVG) [de grondslag en de deelnamestatus dienen vóór publicatie te worden bevestigd in de overeenkomst met de aanbieder]. Op verzoek verstrekken wij een kopie van de waarborgen – schrijf naar kontakt@automaizeit.com.

6. Uw rechten

U heeft het recht op:

• inzage in uw gegevens en het ontvangen van een kopie (Art. 15 AVG),
• rectificatie (Art. 16),
• verwijdering (Art. 17) – onder voorbehoud van de in punt 4 beschreven uitzonderingen,
• beperking van de verwerking (Art. 18),
• overdraagbaarheid van gegevens die worden verwerkt op basis van een overeenkomst of toestemming (Art. 20),
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (Art. 21) – met inbegrip van de verwerking van licentieverificatiegegevens ter voorkoming van misbruik,
• uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (u kunt uw toestemming voor het diagnostisch logboek wijzigen via de link „Cookie-instellingen” in de voettekst),
• een klacht indienen bij de voorzitter van het Poolse Bureau voor Gegevensbescherming (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl) of bij de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat waar u woont of werkt.

Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar kontakt@automaizeit.com of dient u een verzoek in via uw Account. Wij verstrekken de kopie van uw gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat.

7. Of het verstrekken van gegevens verplicht is

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig. Gegevens die in de formulieren als verplicht zijn gemarkeerd, zijn echter noodzakelijk om te reageren, een Account te openen, de overeenkomst te sluiten en uit te voeren, of een factuur uit te reiken (een wettelijke verplichting). Zonder deze gegevens kunnen wij de aanvraag, het Account of de Bestelling niet behandelen. De gegevens die tijdens licentieverificatie worden verzonden, zijn noodzakelijk om de gelicentieerde functies beschikbaar te stellen – zonder deze kan de Applicatie niet bevestigen dat u gerechtigd bent deze te gebruiken.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen. Het btw-tarief in de bestelsamenvatting wordt automatisch berekend op basis van het belastingrecht, uw land en het VIES-resultaat; bij twijfel kunt u contact met ons opnemen vóór betaling [vereist juridische toetsing]. De geautomatiseerde licentiecontrole (het vergelijken van de hash van de apparaatidentificator en het aantal gelijktijdige sessies) dient uitsluitend om de gelicentieerde functies beschikbaar te stellen; u kunt vragen om een menselijke beoordeling van elke weigering om de Applicatie uit te voeren – in uw Account of door te schrijven naar kontakt@automaizeit.com.

9. Herkomst van gegevens

Gegevens komen rechtstreeks van u of van de op uw apparaat geïnstalleerde Applicatie (licentieverificatie). Het verificatieresultaat van het EU-btw-nummer komt van VIES.

10. Wijzigingen in dit beleid

De huidige versie en ingangsdatum worden op deze pagina getoond. Wij informeren over materiële wijzigingen die gesloten overeenkomsten beïnvloeden per e-mail.

Versie 1.3 van 21 september 2026. Versie 1.3 beschrijft botbescherming voor formulieren (de Cloudflare Turnstile-dienst): het doel en de rechtsgrondslag (gerechtvaardigd belang), de omvang van de gegevens (IP-adres, browsergegevens), Cloudflare, Inc. als verwerker, en doorgifte buiten de EER op basis van de modelcontractbepalingen. Eerdere versies: 1.2 vulde de rij over licentieverificatie aan – het verificatie-interval (elke 60 seconden), de volledige omvang van de verzonden gegevens (hash van de systeemidentificator, hashes van MAC-adressen, verkort IP-adres, versies van Applicatie en besturingssysteem) en de bewaartermijn (gedurende de looptijd van de licentie plus 12 maanden na het einde ervan); 1.1 voegde beschrijvingen toe van de verwerking van gegevens van het Klantaccount en sessies, verzoeken en klachten, licentieverificatiegegevens en bewijs van de bij het bestellen afgelegde verklaringen, samen met de regels voor het verwijderen van een Account wanneer documenten nog moeten worden bewaard voor boekhoudkundige doeleinden; 1.0 – de oorspronkelijke versie.