Політика конфіденційності

Вміст: Політика конфіденційності

Чернетка – потребує юридичної перевірки перед публікацією. Пункти, позначені «потребує уточнення», будуть заповнені після підтвердження Продавцем.

Ця українська версія надається для клієнтів, що користуються українською версією вебсайту. [потребує уточнення: чи договори укладаються українською мовою і яка мовна версія має перевагу – будь-яке положення про перевагу польської версії потребує юридичної перевірки щодо споживачів.]

Ця політика пояснює, які персональні дані ми обробляємо на вебсайті AutomaizeIT, для яких цілей та на якій правовій підставі, а також які права ви маєте (ст. 13 GDPR – Регламент (ЄС) 2016/679).

1. Контролер

Контролером є [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], податковий номер (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], номер платника ПДВ ЄС [to be completed: EU VAT number], зареєстрований у: [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (Контролер).

Контакт з питань захисту даних: електронна пошта kontakt@automaizeit.com, телефон +48 501 343 343, або письмово на адресу Контролера. Контролер не призначив інспектора з захисту даних [потребує підтвердження].

2. Цілі, правові підстави та строки зберігання

Ціль	Дані	Правова підстава (GDPR)	Зберігання
Відповідь на повідомлення з контактної форми чи електронного листа	ім’я, електронна пошта, телефон, компанія, тема, повідомлення	ст. 6(1)(f) (законний інтерес: відповідь на запити); ст. 6(1)(b), якщо запит стосується укладення договору	протягом листування, потім [потребує уточнення, напр. 12 місяців] або до закінчення строку давності вимог, якщо листування стосується їх
Укладення та виконання договору (Замовлення, надання Застосунку, Підписка, листи про продовження)	тип клієнта, країна, ім’я чи назва компанії, податковий номер чи номер платника ПДВ ЄС, адреса, електронна пошта, дані Замовлення, прийнята версія умов та зроблені заяви, ідентифікатор та статус платежу	ст. 6(1)(b)	протягом дії договору, потім до закінчення строку давності вимог
Ведення Облікового запису Клієнта (реєстрація, вхід, управління обліковим записом)	адреса електронної пошти, хеш пароля (ми зберігаємо паролі лише в перетвореному вигляді), статус підтвердження адреси, мова, дати створення, зміни та останнього входу, історія подій Облікового запису	ст. 6(1)(b) (договір про Обліковий запис)	доки існує Обліковий запис; після його видалення ми зберігаємо профіль лише в обсязі, описаному в пункті 4 нижче
Сесії Облікового запису (підтримка активного входу та безпека Облікового запису)	хеш токена сесії (ми не зберігаємо сам токен з файлу cookie), час створення та останньої активності, хешована IP-адреса, короткий опис браузера (напр. «Firefox · Windows»)	ст. 6(1)(b) та ст. 6(1)(f) (законний інтерес: безпека Облікового запису, виявлення несанкціонованих входів)	до виходу, зміни пароля чи закінчення сесії – щонайпізніше через 30 днів після останньої активності
Підтвердження адреси електронної пошти, скидання пароля, зміна адреси електронної пошти	адреса електронної пошти, хеші одноразових токенів та їх термін дії (підтвердження адреси та зміна адреси – 24 години, скидання пароля – 1 година)	ст. 6(1)(b) та ст. 6(1)(f) (безпека Облікового запису)	до використання чи закінчення терміну дії токена; запис події зберігається в історії Облікового запису
Запити та скарги, подані через Обліковий запис чи електронною поштою (коментар, помилка, пропозиція, скарга)	категорія, тема та зміст запиту, відповідне Замовлення чи ліцензія, листування, статус та історія запиту	ст. 6(1)(b) та (c) (зобов’язання за Законом про права споживачів)	до закінчення строку давності вимог
Видача та адміністрування ліцензій (Ліцензійний ключ, посилання для завантаження)	ідентифікатор ліцензії, дані Замовлення, адреса електронної пошти, статус ліцензії, кількість та час завантажень, історія подій ліцензії	ст. 6(1)(b)	протягом дії ліцензії, потім до закінчення строку давності вимог
Перевірка ліцензії Застосунку (активація та періодичні перевірки, кожні 60 секунд)	ідентифікатор ліцензії, хеш ідентифікатора операційної системи, хеші адрес мережевих карт (MAC), скорочена IP-адреса, версія Застосунку та операційної системи, час та результат перевірки (ми не зберігаємо ці дані обладнання у відкритому вигляді, лише їхні криптографічні хеші)	ст. 6(1)(b) (надання ліцензованих функцій) та ст. 6(1)(f) (законний інтерес: запобігання зловживанню ліцензією)	протягом дії ліцензії та 12 місяців після її закінчення; агреговані дані про доступність послуги перевірки (журнали ліцензійного сервера) зберігаються протягом періоду ліцензії плюс 12 місяців як доказ у процедурах розгляду скарг та при обліку перерв ліцензійного сервера (§ 9(11) Умов продажу), а в разі спору – до закінчення строку давності вимог
Докази заяв, зроблених при замовленні (прохання розпочати виконання, визнання втрати права відмови, прийняття технічних обмежень)	текст заяв, дата та час, версія умов, хешована IP-адреса, час надсилання підтвердження та видачі Ліцензійного ключа	ст. 6(1)(c) та ст. 6(1)(f) (демонстрація відповідності Закону про права споживачів, захист вимог)	до закінчення строку давності вимог за договором
Перевірка номера платника ПДВ ЄС у VIES та визначення режиму ПДВ	номер платника ПДВ ЄС, країна, результат та дата перевірки	ст. 6(1)(c) у поєднанні з польським Законом про ПДВ; ст. 6(1)(f) (демонстрація належної обачності)	як для податкових записів
Податкові та бухгалтерські зобов’язання (рахунки-фактури, записи, включно з записами OSS)	дані рахунку-фактури, дані Замовлення, дані, що підтверджують країну Клієнта	ст. 6(1)(c)	5 років з кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку; записи OSS – 10 років з кінця року операції
Розгляд відмов та скарг	дані з форми відмови чи скарги, дані Замовлення, листування	ст. 6(1)(b) та (c) (зобов’язання за Законом про права споживачів)	до закінчення строку давності вимог
Встановлення, здійснення чи захист правових вимог	дані Замовлення та листування	ст. 6(1)(f)	до закінчення строку давності вимог
Підзвітність щодо згод на файли cookie (журнал згод)	ідентифікатор рішення, версія політики cookie, обрані категорії, тип рішення, час, хешована IP-адреса	ст. 6(1)(c) у поєднанні зі ст. 7(1) GDPR, та ст. 6(1)(f)	[потребує уточнення, напр. на час дії згоди та строк давності]
Діагностичний журнал інтерфейсу (лише за згодою)	події інтерфейсу (кліки – мітка елемента, час завантаження, помилки JavaScript, шлях сторінки), випадковий ідентифікатор сесії вкладки, хешована IP-адреса	ст. 6(1)(a) (згода)	до ротації технічного журналу [строк потребує підтвердження] або відкликання згоди
Захист форм від ботів (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	IP-адреса, дані браузера та пристрою, а також сигнали про використання вікна браузера, зібрані скриптом перевірки; одноразовий токен перевірки	ст. 6(1)(f) (законний інтерес: захист форм від спаму та автоматизованих зловживань)	з нашого боку: лише результат перевірки з хешованою IP-адресою в технічних журналах (ротація файлів журналу); у постачальника послуги – відповідно до його власної політики конфіденційності [строк потребує підтвердження]
Безпека та діагностика Вебсайту (журнали сервера)	технічні дані HTTP-запитів (час, шлях сторінки, результат, час обробки), хешована IP-адреса	ст. 6(1)(f) (законний інтерес: безпека та безперервність послуги)	ротація файлів журналу (приблизно 10 файлів по 10 МБ) [строк потребує підтвердження]

Хешована IP-адреса – це криптографічний хеш, створений із секретним ключем – він дозволяє нам розпізнавати повторювані запити (напр. зловживання формою), але повні IP-адреси не зберігаються в журналах (псевдонімізація). Ідентифікатор пристрою, що використовується при перевірці ліцензії, ми обробляємо так само: ми порівнюємо хеші, а не дані обладнання, ми не будуємо з них профіль користувача і не поєднуємо їх з даними форм, окрім прив’язки до відповідної ліцензії.

Статистика відвідувачів (без файлів cookie)

Ми ведемо статистику відвідувачів без файлів cookie та без зберігання IP-адрес. З вашої IP-адреси та даних браузера ми створюємо одноразовий хеш, що дозволяє рахувати унікальних відвідувачів протягом одного дня; ключ хешування генерується щодня і ніколи не зберігається, тому через 24 години його не можна пов’язати з особою. Ми зберігаємо лише агреговані щоденні дані (відвідані сторінки, домен-джерело, мова, тип пристрою, параметри кампанії) на власному сервері, на підставі нашого законного інтересу (ст. 6(1)(f) GDPR).

3. Отримувачі

Дані можуть передаватися лише сторонам, що допомагають нам вести Вебсайт та виконувати договори:

• OVH – хостинг сервера та електронної пошти [потребує уточнення: суб’єкт OVH відповідно до договору], як обробник даних;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – обробка платежів; щодо платіжних даних оператор виступає окремим контролером [потребує підтвердження відповідно до договору];
• Європейська комісія / податкові адміністрації ЄС (VIES) – для перевірки номера платника ПДВ ЄС;
• Cloudflare, Inc. – захист форм від ботів (сервіс Turnstile), як обробник даних; він обробляє IP-адресу та дані браузера особи, що заповнює форму, виключно для розрізнення людини та автоматизованого скрипту (без профілювання, без рекламних файлів cookie);
• бухгалтерська контора [потребує уточнення] – для бухгалтерських документів;
• органи державної влади – лише за вимогою закону.

Дані перевірки ліцензії обробляються на нашому власному сервері та не передаються третім особам. Ми не продаємо дані і не передаємо їх для маркетингових цілей. Вебсайт не використовує рекламні файли cookie чи сторонні інструменти аналітики; шрифти розміщені на нашому власному сервері. Єдиний скрипт, що завантажується зі стороннього сервера, – це віджет CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) – завантажується лише на сторінках із захищеною формою і лише коли захист увімкнено.

4. Обліковий запис Клієнта: видалення облікового запису та зберігання документів

Ви можете видалити свій Обліковий запис у будь-який час, без пояснення причин та безкоштовно, з самого Облікового запису.

Ми видаляємо: профіль та контактні дані, пароль, сесії та історію входів, а також історію подій Облікового запису; ми анонімізуємо повідомлення з контактної форми та неоплачені Замовлення.

Ми зберігаємо, доки цього вимагає закон: рахунки-фактури та інші бухгалтерські записи і дані оплачених Замовлень (5 років з кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку – згідно з польським Податковим кодексом та Законом про бухгалтерський облік; записи OSS – 10 років), а також докази заяв, зроблених при укладенні договору, та дані, необхідні для захисту від вимог – до закінчення строку давності вимог. Правова підстава – ст. 17(3)(b) GDPR (законне зобов’язання) та ст. 17(3)(e) GDPR (встановлення, здійснення чи захист правових вимог). Ці дані переносяться до архіву з обмеженим доступом і не використовуються для жодної іншої мети.

Зверніть увагу: видалення Облікового запису не анулює ліцензію чи Ліцензійний ключ, але видаляє доступ до Облікового запису, де показуються ключ та документи. Збережіть копію вашого Ліцензійного ключа та документів продажу перед видаленням Облікового запису.

5. Передача даних поза межі ЄЕЗ

Окрім даних, описаних нижче, ми не передаємо дані до країн поза межами Європейського економічного простору [потребує підтвердження після перевірки угод з OVH та платіжним оператором]. Сервер розташований у ЄС [місцезнаходження потребує підтвердження].

Винятком є захист форм від ботів: ми використовуємо Cloudflare Turnstile, а Cloudflare, Inc. заснована у Сполучених Штатах і обробляє дані в межах глобальної мережі серверів. Передача базується на стандартних договірних умовах, затверджених Європейською комісією (ст. 46(2)(c) GDPR), і, тією мірою, якою постачальник бере участь у Data Privacy Framework, – на рішенні Європейської комісії про адекватність (ст. 45 GDPR) [підстава та статус участі потребують підтвердження в договорі з постачальником перед публікацією]. Ми надаємо копію гарантій на запит – пишіть на kontakt@automaizeit.com.

6. Ваші права

Ви маєте право на:

• доступ до ваших даних та отримання копії (ст. 15 GDPR),
• виправлення (ст. 16),
• видалення (ст. 17) – з урахуванням винятків, описаних у пункті 4,
• обмеження обробки (ст. 18),
• перенесення даних, оброблюваних на підставі договору чи згоди (ст. 20),
• заперечення проти обробки на підставі законного інтересу (ст. 21) – включно з обробкою даних перевірки ліцензії з метою запобігання зловживанням,
• відкликання згоди в будь-який час, без впливу на законність обробки до відкликання (ви можете змінити свою згоду на діагностичний журнал через посилання «Налаштування cookie» у футері),
• подати скаргу голові польського Управління захисту персональних даних (вул. Ставкі 2, 00-193 Варшава, uodo.gov.pl) або наглядовому органу в державі-члені ЄС, де ви проживаєте чи працюєте.

Щоб скористатися своїми правами, напишіть на kontakt@automaizeit.com або подайте запит у вашому Обліковому записі. Ми надаємо копію ваших даних у загальновживаному, машинозчитуваному форматі.

7. Чи є надання даних обов’язковим

Надання даних є добровільним. Однак дані, позначені як обов’язкові у формах, необхідні для відповіді, відкриття Облікового запису, укладення та виконання договору, або для виставлення рахунку-фактури (законодавча вимога). Без них ми не можемо обробити запит, Обліковий запис чи Замовлення. Дані, що надсилаються під час перевірки ліцензії, необхідні для надання ліцензованих функцій – без них Застосунок не може підтвердити, що ви маєте право ним користуватися.

8. Автоматизовані рішення та профілювання

Ми не приймаємо рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, включно з профілюванням, що породжують правові наслідки для вас чи подібним чином суттєво на вас впливають. Ставка ПДВ у Підсумку замовлення розраховується автоматично на основі податкового законодавства, вашої країни та результату VIES; у разі сумнівів ви можете зв’язатися з нами перед оплатою [потребує юридичної перевірки]. Автоматизована перевірка ліцензії (порівняння хешу ідентифікатора пристрою та кількості одночасних сесій) слугує виключно наданню ліцензованих функцій; ви можете попросити, щоб будь-яку відмову в запуску Застосунку переглянула людина – у вашому Обліковому записі чи написавши на kontakt@automaizeit.com.

9. Джерело даних

Дані надходять безпосередньо від вас або від Застосунку, встановленого на вашому пристрої (перевірка ліцензії). Результат перевірки номера платника ПДВ ЄС надходить із VIES.

10. Зміни до цієї політики

Поточна версія та дата набуття чинності показані на цій сторінці. Про суттєві зміни, що впливають на укладені договори, ми повідомляємо електронною поштою.

Версія 1.3 від 21 вересня 2026 року. Версія 1.3 описує захист форм від ботів (сервіс Cloudflare Turnstile): мету та правову підставу (законний інтерес), обсяг даних (IP-адреса, дані браузера), Cloudflare, Inc. як обробника даних, а також передачу даних поза межі ЄЕЗ на основі стандартних договірних умов. Попередні версії: 1.2 доповнила рядок про перевірку ліцензії – інтервал перевірки (кожні 60 секунд), повний обсяг надісланих даних (хеш ідентифікатора системи, хеші MAC-адрес, скорочена IP-адреса, версії Застосунку та ОС) та строк зберігання (протягом дії ліцензії плюс 12 місяців після її закінчення); 1.1 додала описи обробки даних Облікового запису Клієнта та сесій, запитів і скарг, даних перевірки ліцензії та доказів заяв, зроблених при замовленні, разом з правилами видалення Облікового запису, коли документи мають зберігатися для бухгалтерських цілей; 1.0 – початкова версія.