Zásady ochrany osobních údajů

Obsah: Zásady ochrany osobních údajů

Návrh – před zveřejněním vyžaduje právní kontrolu. Položky označené „[k doplnění]“ budou vyplněny po potvrzení Prodávajícím.

Tato česká verze je poskytována zákazníkům používajícím českou verzi webu. [k doplnění: zda jsou smlouvy uzavírány v češtině a která jazyková verze má přednost – jakékoli ustanovení upřednostňující polskou verzi vyžaduje právní kontrolu s ohledem na spotřebitele.]

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme na webu AutomaizeIT, za jakými účely a na jakém právním základě, a jaká máte práva (čl. 13 GDPR – nařízení (EU) 2016/679).

1. Správce

Správcem je [to be completed: full legal business name], [to be completed: registered address], daňové identifikační číslo (NIP) [to be completed: tax ID (NIP)], REGON [to be completed: REGON number], DIČ pro DPH v EU [to be completed: EU VAT number], zapsáno v: [to be completed: business register (CEIDG or KRS)] (dále jen „Správce“).

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: e-mail kontakt@automaizeit.com, telefon +48 501 343 343, nebo písemně na adresu Správce. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů [k potvrzení].

2. Účely, právní základy a doby uchovávání

Účel	Údaje	Právní základ (GDPR)	Doba uchovávání
Odpověď na zprávu z kontaktního formuláře nebo e-mail	jméno, e-mail, telefon, firma, téma, zpráva	čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem: odpovídání na dotazy); čl. 6 odst. 1 písm. b), pokud se dotaz týká uzavření smlouvy	po dobu korespondence, poté [k doplnění, např. 12 měsíců] nebo do promlčení nároků, pokud se korespondence týká nároků
Uzavření a plnění smlouvy (Objednávka, dodání Aplikace, Předplatné, e-maily o obnovení)	typ zákazníka, země, jméno nebo název firmy, daňové číslo nebo DIČ pro DPH v EU, adresa, e-mail, údaje Objednávky, přijatá verze podmínek a učiněná prohlášení, ID a stav platby	čl. 6 odst. 1 písm. b)	po dobu trvání smlouvy, poté do promlčení nároků
Provoz Zákaznického účtu (registrace, přihlašování, správa účtu)	e-mailová adresa, haš hesla (hesla uchováváme pouze v transformované podobě), stav potvrzení adresy, jazyk, data vytvoření, změny a posledního přihlášení, historie událostí Účtu	čl. 6 odst. 1 písm. b) (smlouva o Účtu)	po dobu existence Účtu; po jeho smazání uchováváme pouze údaje popsané v bodě 4 níže
Relace Účtu (udržení přihlášení a bezpečnost Účtu)	haš tokenu relace (samotný token z cookie neukládáme), čas vytvoření a poslední aktivity, hašovaná IP adresa, krátký popis prohlížeče (např. „Firefox · Windows“)	čl. 6 odst. 1 písm. b) a čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem: bezpečnost Účtu, detekce neoprávněných přihlášení)	do odhlášení, změny hesla nebo vypršení relace – nejpozději 30 dní od poslední aktivity
Potvrzení e-mailové adresy, reset hesla, změna e-mailové adresy	e-mailová adresa, haše jednorázových tokenů a jejich platnost (potvrzení adresy a změna adresy – 24 hodin, reset hesla – 1 hodina)	čl. 6 odst. 1 písm. b) a čl. 6 odst. 1 písm. f) (bezpečnost Účtu)	do použití nebo vypršení tokenu; záznam o události zůstává v historii Účtu
Požadavky a reklamace podané přes Účet nebo e-mailem (poznámka, chyba, návrh, reklamace)	kategorie, téma a obsah požadavku, dotčená Objednávka nebo licence, korespondence, stav a historie požadavku	čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) (povinnosti podle zákona o právech spotřebitele)	do promlčení nároků
Vydávání a správa licencí (Licenční klíč, odkazy ke stažení)	identifikátor licence, údaje Objednávky, e-mailová adresa, stav licence, počet a čas stažení, historie událostí licence	čl. 6 odst. 1 písm. b)	po dobu trvání licence, poté do promlčení nároků
Ověřování licence Aplikace (aktivace a pravidelné kontroly, každých 60 sekund)	identifikátor licence, haš identifikátoru operačního systému, haše adres (MAC) síťových karet, zkrácená IP adresa, verze Aplikace a operačního systému, čas a výsledek ověření (tato hardwarová data neuchováváme v prosté formě, pouze jejich kryptografické haše)	čl. 6 odst. 1 písm. b) (zpřístupnění licencovaných funkcí) a čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem: prevence zneužití licence)	po dobu trvání licence a 12 měsíců po jejím skončení; agregovaná data o dostupnosti ověřovací služby (protokoly licenčního serveru) se uchovávají po dobu trvání licence plus 12 měsíců jako doklad v reklamačním řízení a při zúčtování přerušení licenčního serveru (§ 9(11) Obchodních podmínek), a v případě sporu do promlčení nároků
Doklad o prohlášeních učiněných při objednávce (žádost o zahájení plnění, potvrzení o ztrátě práva na odstoupení, přijetí technických omezení)	znění prohlášení, datum a čas, verze podmínek, hašovaná IP adresa, čas odeslání potvrzení a vydání Licenčního klíče	čl. 6 odst. 1 písm. c) a čl. 6 odst. 1 písm. f) (prokazování souladu se zákonem o právech spotřebitele, obhajoba proti nárokům)	do promlčení nároků ze smlouvy
Ověřování DIČ pro DPH v EU v systému VIES a určení daňového režimu	DIČ pro DPH v EU, země, výsledek a datum ověření	čl. 6 odst. 1 písm. c) ve spojení s polským zákonem o DPH; čl. 6 odst. 1 písm. f) (prokazování náležité péče)	jako u daňových záznamů
Daňové a účetní povinnosti (faktury, evidence, včetně evidence OSS)	fakturační údaje, údaje Objednávky, údaje dokládající zemi Zákazníka	čl. 6 odst. 1 písm. c)	5 let od konce kalendářního roku, ve kterém uplynula lhůta splatnosti daně; evidence OSS – 10 let od konce roku, ve kterém proběhla transakce
Vyřizování odstoupení a reklamací	údaje z formuláře odstoupení nebo reklamace, údaje Objednávky, korespondence	čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) (povinnosti podle zákona o právech spotřebitele)	do promlčení nároků
Uplatnění, výkon nebo obhajoba právních nároků	údaje Objednávky a korespondence	čl. 6 odst. 1 písm. f)	do promlčení nároků
Doklad o souhlasech s cookies (protokol souhlasů)	ID rozhodnutí, verze zásad cookies, vybrané kategorie, typ rozhodnutí, čas, hašovaná IP adresa	čl. 6 odst. 1 písm. c) ve spojení s čl. 7 odst. 1 GDPR a čl. 6 odst. 1 písm. f)	[k doplnění, např. po dobu platnosti souhlasu a promlčecí lhůtu]
Diagnostický protokol rozhraní (pouze se souhlasem)	události rozhraní (kliknutí – popisek prvku, doby načítání, chyby JavaScriptu, cesta stránky), náhodné ID relace karty, hašovaná IP adresa	čl. 6 odst. 1 písm. a) (souhlas)	do rotace technického protokolu [doba k potvrzení] nebo do odvolání souhlasu
Ochrana formulářů proti robotům (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení a signály o tom, jak je používáno okno prohlížeče, shromážděné ověřovacím skriptem; jednorázový ověřovací token	čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem: ochrana formulářů proti spamu a automatizovanému zneužití)	na naší straně: pouze výsledek ověření s hašovanou IP adresou v technických protokolech (rotace log souborů); u poskytovatele služby – podle jeho vlastních zásad ochrany osobních údajů [doba k potvrzení]
Bezpečnost a diagnostika webu (serverové protokoly)	technická data HTTP požadavků (čas, cesta stránky, výsledek, doba zpracování), hašovaná IP adresa	čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem: bezpečnost a kontinuita služby)	rotace log souborů (přibl. 10 souborů po 10 MB) [doba k potvrzení]

Hašovaná IP adresa je kryptografický haš vytvořený s tajným klíčem – umožňuje nám rozpoznat opakované požadavky (např. zneužití formuláře), ale plné IP adresy se v protokolech neukládají (pseudonymizace). Stejným způsobem nakládáme s identifikátorem zařízení použitým při ověřování licence: porovnáváme haše, nikoli hardwarová data, nevytváříme z nich profil uživatele a nekombinujeme je s údaji formulářů nad rámec propojení s licencí, které se týkají.

Statistiky návštěvnosti (bez cookies)

Statistiky návštěvnosti vedeme bez cookies a bez ukládání IP adres. Z vaší IP adresy a údajů prohlížeče vytváříme jednorázový haš, který nám umožňuje počítat unikátní návštěvníky za jeden den; klíč pro haš se generuje denně a nikdy se neukládá, takže po 24 hodinách jej nelze spojit s konkrétní osobou. Uchováváme pouze agregovaná denní data (navštívené stránky, odkazující doména, jazyk, typ zařízení, parametry kampaně) na vlastním serveru, na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

3. Příjemci

Údaje mohou být sdíleny pouze se stranami, které nám pomáhají provozovat Web a plnit smlouvy:

• OVH – hosting serveru a e-mailu [k doplnění: subjekt OVH podle smlouvy], jako zpracovatel;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – zpracování plateb; pro platební údaje jedná provozovatel jako samostatný správce [k potvrzení podle smlouvy];
• Evropská komise / daňové správy EU (VIES) – pro ověřované DIČ pro DPH v EU;
• Cloudflare, Inc. – ochrana formulářů proti robotům (služba Turnstile), jako zpracovatel; zpracovává IP adresu a údaje prohlížeče osoby vyplňující formulář výhradně za účelem rozlišení člověka od automatizovaného skriptu (žádné profilování, žádné reklamní cookies);
• účetní firma [k doplnění] – pro účetní doklady;
• veřejné orgány – pouze pokud to vyžaduje zákon.

Údaje o ověřování licence se zpracovávají na vlastním serveru a nesdílejí se s třetími stranami. Údaje neprodáváme ani nesdílíme pro marketingové účely. Web nepoužívá reklamní cookies ani analytické nástroje třetích stran; písma jsou hostována na vlastním serveru. Jediným skriptem načítaným z externího serveru je widget CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) – načítá se pouze na stránkách s chráněným formulářem a pouze pokud je ochrana zapnutá.

4. Zákaznický účet: smazání účtu a uchovávání dokumentů

Svůj Účet můžete kdykoli smazat, bez udání důvodu a bezplatně, přímo z Účtu.

Mažeme: profil a kontaktní údaje, heslo, relace a historii přihlášení a historii událostí Účtu; anonymizujeme zprávy z kontaktního formuláře a nezaplacené Objednávky.

Uchováváme, po dobu vyžadovanou zákonem: faktury a další účetní záznamy a údaje zaplacených Objednávek (5 let od konce kalendářního roku, ve kterém uplynula lhůta splatnosti daně – podle polského daňového řádu a zákona o účetnictví; evidence OSS – 10 let), jakož i doklady o prohlášeních učiněných při uzavření smlouvy a údaje potřebné k obhajobě proti nárokům – do promlčení nároků. Právním základem je čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR (zákonná povinnost) a čl. 17 odst. 3 písm. e) GDPR (uplatnění, výkon nebo obhajoba právních nároků). Tyto údaje se přesouvají do archivu s omezeným přístupem a nepoužívají se pro žádný jiný účel.

Upozornění: smazání Účtu neruší platnost licence ani Licenčního klíče, ale odstraní přístup k Účtu, kde jsou klíč a dokumenty zobrazeny. Uložte si kopii svého Licenčního klíče a prodejních dokladů před smazáním Účtu.

5. Předávání mimo EHP

Kromě údajů popsaných níže nepředáváme údaje do zemí mimo Evropský hospodářský prostor [k potvrzení po přezkoumání smluv s OVH a platebním operátorem]. Server se nachází v EU [umístění k potvrzení].

Výjimkou je ochrana formulářů proti robotům: používáme Cloudflare Turnstile a společnost Cloudflare, Inc. je usazena ve Spojených státech a zpracovává údaje v rámci globální sítě serverů. Předání je založeno na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR) a v rozsahu, v němž se poskytovatel účastní rámce ochrany osobních údajů (Data Privacy Framework), na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (čl. 45 GDPR) [základ a stav účasti je třeba potvrdit ve smlouvě s poskytovatelem před zveřejněním]. Kopii záruk poskytneme na požádání – napište na kontakt@automaizeit.com.

6. Vaše práva

Máte právo na:

• přístup ke svým údajům a obdržení kopie (čl. 15 GDPR),
• opravu (čl. 16),
• výmaz (čl. 17) – s výhradou výjimek popsaných v bodě 4,
• omezení zpracování (čl. 18),
• přenositelnost údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu (čl. 20),
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21) – včetně zpracování údajů ověřování licence za účelem prevence zneužití,
• odvolat souhlas kdykoli, aniž by to ovlivnilo zákonnost zpracování před odvoláním (souhlas s diagnostickým protokolem můžete změnit přes odkaz „Nastavení cookies“ v patičce),
• podat stížnost u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, uodo.gov.pl) nebo u dozorového úřadu v členském státě EU, kde žijete nebo pracujete.

K uplatnění svých práv napište na kontakt@automaizeit.com nebo podejte požadavek ve svém Účtu. Kopii vašich údajů poskytujeme v běžně používaném, strojově čitelném formátu.

7. Zda je poskytnutí údajů povinné

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Údaje označené ve formulářích jako povinné jsou však nezbytné k odpovědi, k založení Účtu, k uzavření a plnění smlouvy nebo k vystavení faktury (zákonný požadavek). Bez nich nemůžeme vyřídit dotaz, Účet ani Objednávku. Údaje odesílané při ověřování licence jsou nezbytné pro zpřístupnění licencovaných funkcí – bez nich Aplikace nemůže potvrdit, že jste oprávněni ji používat.

8. Automatizovaná rozhodnutí a profilování

Nečiníme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, která by vůči vám měla právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkala. Sazba DPH v Souhrnu objednávky se počítá automaticky na základě daňového práva, vaší země a výsledku VIES; v případě pochybností nás můžete kontaktovat před zaplacením [vyžaduje právní kontrolu]. Automatizovaná kontrola licence (porovnání haše identifikátoru zařízení a počtu souběžných relací) slouží výhradně ke zpřístupnění licencovaných funkcí; o přezkoumání jakéhokoli odmítnutí spuštění Aplikace osobou můžete požádat ve svém Účtu nebo napsáním na kontakt@automaizeit.com.

9. Zdroj údajů

Údaje pocházejí přímo od vás nebo z Aplikace nainstalované na vašem zařízení (ověřování licence). Výsledek ověření DIČ pro DPH v EU pochází ze systému VIES.

10. Změny těchto zásad

Aktuální verze a datum účinnosti jsou uvedeny na této stránce. O podstatných změnách ovlivňujících uzavřené smlouvy informujeme e-mailem.

Verze 1.3 z 21. září 2026. Verze 1.3 popisuje ochranu formulářů proti robotům (služba Cloudflare Turnstile): účel a právní základ (oprávněný zájem), rozsah údajů (IP adresa, údaje prohlížeče), Cloudflare, Inc. jako zpracovatele a předávání mimo EHP na základě standardních smluvních doložek. Předchozí verze: 1.2 doplnila řádek o ověřování licence – interval ověřování (každých 60 sekund), úplný rozsah odesílaných údajů (haš identifikátoru systému, haše MAC adres, zkrácená IP adresa, verze Aplikace a operačního systému) a dobu uchovávání (po dobu trvání licence plus 12 měsíců po jejím skončení); 1.1 přidala popisy zpracování údajů Zákaznického účtu a relací, požadavků a reklamací, údajů ověřování licence a dokladů o prohlášeních učiněných při objednávce, spolu s pravidly pro smazání Účtu, kde je nutné dokumenty stále uchovávat pro účetní účely; 1.0 – původní verze.