Polityka prywatności

Treść: Polityka prywatności

Wersja robocza – wymaga weryfikacji prawnej przed publikacją. Dane oznaczone jako „do uzupełnienia” zostaną wstawione po ustaleniu ich przez Sprzedawcę.

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w serwisie AutomaizeIT, w jakich celach i na jakiej podstawie oraz jakie prawa Ci przysługują (art. 13 RODO – rozporządzenia (UE) 2016/679).

1. Administrator danych

Administratorem danych jest [do uzupełnienia: pełna nazwa prawna działalności], [do uzupełnienia: adres siedziby], NIP [do uzupełnienia: NIP], REGON [do uzupełnienia: REGON], numer VAT UE [do uzupełnienia: numer VAT UE], wpis do rejestru: [do uzupełnienia: rejestr (CEIDG lub KRS)] (dalej: Administrator).

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt@automaizeit.com, telefon +48 501 343 343 lub pisemnie na adres Administratora. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych [do potwierdzenia].

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Dane	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego lub e-mail	imię, e-mail, telefon, firma, temat, treść wiadomości	art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: odpowiedź na zapytanie); lit. b, gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy	przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie [do uzupełnienia, np. 12 miesięcy] lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń, jeśli korespondencja ich dotyczy
Zawarcie i wykonanie umowy (Zamówienie, dostarczenie Aplikacji, Subskrypcja, e-maile o odnowieniu)	typ klienta, kraj, imię i nazwisko lub nazwa firmy, NIP lub numer VAT UE, adres, e-mail, dane Zamówienia, zaakceptowana wersja Regulaminu i złożone oświadczenia, identyfikator i status płatności	art. 6 ust. 1 lit. b	przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Prowadzenie Konta Klienta (rejestracja, logowanie, obsługa Konta)	adres e-mail, skrót hasła (dane hasła przechowujemy wyłącznie w postaci przekształconej), status potwierdzenia adresu, język, daty utworzenia, zmiany i ostatniego logowania, historia zdarzeń Konta	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa o prowadzenie Konta)	przez czas posiadania Konta; po jego usunięciu usuwamy profil, a zachowujemy wyłącznie dane opisane w pkt 4 poniżej
Sesje Konta (utrzymanie zalogowania i bezpieczeństwo Konta)	skrót tokenu sesji (nie przechowujemy tokenu z ciasteczka), czas utworzenia i ostatniej aktywności, skrót adresu IP, krótki opis przeglądarki (np. „Firefox · Windows”)	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (uzasadniony interes: bezpieczeństwo Konta, wykrywanie nieautoryzowanych logowań)	do wylogowania, zmiany hasła albo wygaśnięcia sesji – najpóźniej 30 dni od ostatniej aktywności
Potwierdzenie adresu e-mail, reset hasła, zmiana adresu e-mail	adres e-mail, skróty tokenów jednorazowych i czas ich ważności (potwierdzenie adresu i zmiana adresu – 24 godziny, reset hasła – 1 godzina)	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (bezpieczeństwo Konta)	do wykorzystania albo wygaśnięcia tokenu; ślad zdarzenia pozostaje w historii Konta
Zgłoszenia i reklamacje składane przez Konto lub e-mailem (uwaga, błąd, sugestia, reklamacja)	kategoria, temat i treść zgłoszenia, powiązane Zamówienie lub licencja, korespondencja, status i historia zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta)	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Wydanie i obsługa licencji (Klucz licencyjny, linki do pobrania)	identyfikator licencji, dane Zamówienia, adres e-mail, status licencji, liczba i czas pobrań, historia zdarzeń licencji	art. 6 ust. 1 lit. b	przez czas trwania licencji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Weryfikacja licencji Aplikacji (aktywacja i okresowe sprawdzanie uprawnienia, co 60 sekund)	identyfikator licencji, skrót identyfikatora systemu operacyjnego, skróty adresów kart sieciowych (MAC), skrócony adres IP, wersja Aplikacji i wersja systemu operacyjnego, czas i wynik weryfikacji (nie przechowujemy danych sprzętowych w postaci jawnej – wyłącznie ich skróty kryptograficzne)	art. 6 ust. 1 lit. b (udostępnienie funkcji objętych licencją) oraz lit. f (uzasadniony interes: przeciwdziałanie nadużyciom licencyjnym)	przez okres obowiązywania licencji i 12 miesięcy po jego zakończeniu; zbiorcze dane o dostępności usługi weryfikacji (logi serwera licencyjnego) przechowujemy przez okres licencji i 12 miesięcy jako dowód w postępowaniach reklamacyjnych i przy rozliczaniu przerw w dostępności serwera (§ 9 ust. 11 Regulaminu sprzedaży), a w razie sporu – do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Dowody oświadczeń złożonych przy Zamówieniu (żądanie rozpoczęcia świadczenia, przyjęcie do wiadomości utraty prawa odstąpienia, akceptacja ograniczeń technicznych)	treść oświadczeń, data i godzina, wersja Regulaminu, skrót adresu IP, czas wysyłki potwierdzenia i udostępnienia Klucza	art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f (wykazanie spełnienia obowiązków z ustawy o prawach konsumenta, obrona roszczeń)	do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy
Weryfikacja numeru VAT UE w systemie VIES i ustalenie zasad opodatkowania	numer VAT UE, kraj, wynik i data weryfikacji	art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z przepisami ustawy o VAT; art. 6 ust. 1 lit. f (wykazanie należytej staranności)	jak dokumentacja podatkowa
Obowiązki podatkowe i rachunkowe (faktury, ewidencje, w tym ewidencja OSS)	dane do faktury, dane Zamówienia, dane potwierdzające kraj Klienta	art. 6 ust. 1 lit. c	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; ewidencja OSS – 10 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji
Obsługa odstąpień od umowy i reklamacji	dane z formularza odstąpienia lub reklamacji, dane Zamówienia, korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. b i c (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta)	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	dane Zamówienia i korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. f	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Rozliczalność zgód na pliki cookie i podobne technologie (dziennik zgód)	identyfikator decyzji, wersja polityki cookies, wybrane kategorie, rodzaj decyzji, czas, skrót adresu IP	art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 7 ust. 1 RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f	[do uzupełnienia, np. przez czas ważności zgody i okres przedawnienia]
Dziennik diagnostyczny interfejsu (tylko po zgodzie)	zdarzenia interfejsu (kliknięcia – etykieta elementu, czasy ładowania, błędy JavaScript, adres podstrony), losowy identyfikator sesji karty, skrót adresu IP	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda)	do czasu rotacji dziennika technicznego [okres do potwierdzenia] lub wycofania zgody
Ochrona formularzy przed botami (CAPTCHA – Cloudflare Turnstile)	adres IP, dane przeglądarki i urządzenia oraz sygnały o sposobie korzystania z okna przeglądarki, zbierane przez skrypt weryfikacyjny; jednorazowy token wyniku weryfikacji	art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: ochrona formularzy przed spamem i automatycznymi nadużyciami)	u nas: wyłącznie wynik weryfikacji ze skrótem adresu IP w logach technicznych (rotacja plików logów); u dostawcy usługi – zgodnie z jego polityką prywatności [okres do potwierdzenia]
Bezpieczeństwo i diagnostyka serwisu (logi serwera)	dane techniczne żądań HTTP (czas, adres podstrony, wynik, czas obsługi), skrót adresu IP	art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: bezpieczeństwo i ciągłość działania)	rotacja plików logów (ok. 10 plików po 10 MB) [okres do potwierdzenia]

Skrót adresu IP to kryptograficzny skrót tworzony z tajnym kluczem – pozwala rozpoznać powtarzające się żądania (np. nadużycia formularzy), ale nie przechowujemy pełnego adresu IP w logach (pseudonimizacja). Tak samo postępujemy z identyfikatorem urządzenia przy weryfikacji licencji: porównujemy skróty, a nie dane sprzętowe, i nie budujemy z nich profilu użytkownika ani nie łączymy ich z danymi z formularzy poza powiązaniem z licencją, której dotyczą.

Statystyki odwiedzin (bez plików cookies)

Prowadzimy statystyki odwiedzin bez plików cookies i bez zapisywania adresów IP. Z adresu IP i danych przeglądarki tworzymy jednorazowy skrót, który przez jeden dzień pozwala policzyć unikalnych odwiedzających; klucz skrótu jest losowany codziennie i nigdzie nie zapisywany, więc po dobie nie da się go powiązać z osobą. Przechowujemy wyłącznie zbiorcze dane dzienne (odwiedzane strony, domena strony odsyłającej, język, typ urządzenia, parametry kampanii) na naszym serwerze, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić serwis i realizować umowy:

• OVH – hosting serwera i poczty e-mail [do uzupełnienia: podmiot OVH według umowy], jako podmiot przetwarzający;
• PayPro S.A. (Przelewy24) – obsługa płatności; w zakresie danych płatniczych operator działa jako odrębny administrator [do potwierdzenia według umowy];
• Komisja Europejska / administracje podatkowe państw UE (system VIES) – w zakresie numeru VAT UE podlegającego weryfikacji;
• Cloudflare, Inc. – ochrona formularzy przed botami (usługa Turnstile), jako podmiot przetwarzający; przetwarzane są adres IP i dane przeglądarki osoby wypełniającej formularz, wyłącznie w celu odróżnienia człowieka od automatu (bez profilowania i bez reklamowych plików cookie);
• biuro rachunkowe [do uzupełnienia] – w zakresie dokumentów księgowych;
• organy publiczne – wyłącznie gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

Dane weryfikacji licencji przetwarzamy na własnym serwerze i nie przekazujemy ich podmiotom trzecim. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Serwis nie korzysta z reklamowych plików cookie ani narzędzi analitycznych podmiotów trzecich; czcionki są hostowane na naszym serwerze. Jedynym skryptem wczytywanym z zewnętrznego serwera jest widget CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) – ładowany tylko na podstronach z formularzem objętym ochroną i tylko wtedy, gdy ochrona jest włączona.

4. Konto Klienta: usunięcie konta a przechowywanie dokumentów

Konto możesz usunąć w każdej chwili, bez podania przyczyny i bez kosztów – z poziomu Konta.

Usuwamy: profil i dane kontaktowe, hasło, sesje i historię logowań oraz historię zdarzeń Konta; anonimizujemy wiadomości z formularza kontaktowego i nieopłacone Zamówienia.

Zachowujemy przez wymagany prawem czas: faktury i inne dowody księgowe oraz dane opłaconych Zamówień (5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – przepisy Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości; ewidencja OSS – 10 lat), a także dowody oświadczeń złożonych przy zawarciu umowy i dane niezbędne do obrony przed roszczeniami – do upływu terminu przedawnienia. Podstawa: art. 17 ust. 3 lit. b RODO (obowiązek prawny) i art. 17 ust. 3 lit. e RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń). Dane te trafiają do archiwum o ograniczonym dostępie i nie są wykorzystywane w żadnym innym celu.

Uwaga: usunięcie Konta nie unieważnia licencji ani Klucza licencyjnego, ale odbiera dostęp do Konta, w którym Klucz i dokumenty są widoczne. Przed usunięciem Konta zapisz kopię Klucza licencyjnego i dokumentów sprzedaży.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Poza danymi opisanymi niżej nie przekazujemy danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego [do potwierdzenia po weryfikacji umów z OVH i operatorem płatności]. Serwer znajduje się w UE [do potwierdzenia lokalizacji].

Wyjątkiem jest ochrona formularzy przed botami: korzystamy z usługi Cloudflare Turnstile, a Cloudflare, Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i przetwarza dane w globalnej sieci serwerów. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a dodatkowo – w zakresie, w jakim dostawca jest uczestnikiem programu Data Privacy Framework – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) [podstawę i status uczestnictwa należy potwierdzić w umowie z dostawcą przed publikacją]. Kopię zabezpieczeń udostępniamy na żądanie – napisz na kontakt@automaizeit.com.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17) – z zastrzeżeniem wyjątków opisanych w pkt 4,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21) – w tym wobec przetwarzania danych weryfikacji licencji w celu przeciwdziałania nadużyciom,
• wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (zgodę na dziennik diagnostyczny zmienisz przez link „Ustawienia cookies” w stopce),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

Aby skorzystać z praw, napisz na adres kontakt@automaizeit.com albo złóż zgłoszenie w Koncie. Kopię danych przekazujemy w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone w formularzach jako wymagane są jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi, założenia Konta, zawarcia i wykonania umowy albo wystawienia faktury (wymóg ustawowy). Bez nich nie możemy obsłużyć zapytania, Konta lub Zamówienia. Dane przesyłane przy weryfikacji licencji są niezbędne do udostępnienia funkcji objętych licencją – bez nich Aplikacja nie może potwierdzić uprawnienia do jej używania.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Stawka VAT w Podsumowaniu zamówienia jest wyliczana automatycznie na podstawie przepisów podatkowych, kraju i wyniku weryfikacji VIES; w razie wątpliwości możesz skontaktować się z nami przed zapłatą [do weryfikacji prawnej]. Automatyczne sprawdzenie licencji (porównanie skrótu identyfikatora urządzenia i liczby równoczesnych sesji) służy wyłącznie udostępnieniu funkcji objętych licencją; każdą odmowę uruchomienia Aplikacji możesz zgłosić do rozpatrzenia przez człowieka – w Koncie albo na adres kontakt@automaizeit.com.

9. Źródło danych

Dane pochodzą bezpośrednio od Ciebie albo z Aplikacji zainstalowanej na Twoim urządzeniu (weryfikacja licencji). Wynik weryfikacji numeru VAT UE pochodzi z systemu VIES.

10. Zmiany polityki

Aktualna wersja i data obowiązywania są podane na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących zawartych umów informujemy e-mailem.

Wersja 1.3 z 21 września 2026 r. Wersja 1.3 opisuje ochronę formularzy przed botami (usługa Cloudflare Turnstile): cel i podstawę prawną przetwarzania (prawnie uzasadniony interes), zakres danych (adres IP, dane przeglądarki), Cloudflare, Inc. jako podmiot przetwarzający oraz przekazywanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych. Wcześniejsze wersje: 1.2 doprecyzowała wiersz o weryfikacji licencji Aplikacji – interwał weryfikacji (co 60 sekund), pełny zakres przesyłanych danych (skrót identyfikatora systemu, skróty adresów MAC, skrócony adres IP, wersje Aplikacji i systemu) oraz okres przechowywania (przez okres licencji i 12 miesięcy po jego zakończeniu); 1.1 dodała opis przetwarzania danych Konta Klienta i sesji, zgłoszeń i reklamacji, danych weryfikacji licencji oraz dowodów oświadczeń składanych przy Zamówieniu, a także zasady usuwania Konta wobec obowiązku przechowywania dokumentów księgowych; 1.0 – wersja pierwotna.